Zugriff auf die Daten für den Vertrieb – Podcast_2015_11_23

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Welche Möglichkeiten gibt es für den Vertrieb, um auf die Daten zuzugreifen?

Hier finden Sie die Links der im aktuellen iPad4productivity-Podcast besprochenen Apps und Tools:

PDF Expert 5

Office 365

Glanzkinder


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Hier das Transkript der Episode:

(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei der heutigen Episode zum Thema Zugriff auf die Daten für den Vertrieb.

Wir haben diesen Monat ja den Schwerpunkt, wie Sie das iPad im Vertrieb einsetzen, startend mit der Frage, weshalb das iPad im Vertrieb überhaupt einsetzen, dann mit der Frage welche Einsatzbereiche gibt es für das iPad im Vertrieb, was sind die besten Apps für den Vertrieb und jetzt die Frage, wie kommt denn der Vertrieb an die Daten ran?

Und hier zunächst einmal, und diejenigen die mich kennen wissen das schon, ich fange mal an mit ein paar grundsätzlichen Überlegungen. Etwas was ich in jedem Bereich und ganz besonders natürlich auch im Vertrieb empfehle, ist grundsätzlich immer für Daten einen zentralen Speicherort zu haben, von dem aus alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Zugriff auf diese Informationen brauchen mit all ihren Endgeräten, die sie haben, darauf zureifen können. Also sei es mit PC’s im Büro, sei es mit Tablet-PC’s unterwegs, sei es mit Smartphones, sei es vielleicht irgendwann mal sogar in Richtung auf die Uhr. Und ganz ganz wichtig ist, was hier nicht sein darf ist, und ich nenne das immer Pseudosicherheit durch Abschotten, das heißt hier erlebe ich häufig, dass IT-Abteilungen sagen, nein, diese mobilen Endgeräte, da können ja noch irgendwelche Cloud-Apps installiert werden und deswegen kommen die nicht auf irgendwelche produktiven Systeme. Ich sage immer, das ist der falsche Ansatz, sondern der richtige Ansatz ist ganz klar zu sagen, hier eine zentrale App-Ausstattung zu definieren und dann ganz klar aber auch den Zugriff auf die entsprechenden Daten hier zu gewährleisten. Wichtig ist, gerade im Vertrieb, dass ja die Vertriebsbeauftragten, die Fachberater, wie Sie denn auch immer bei Ihnen im Hause heißen, auf die relevanten Informationen darauf zugreifen können. Was auch keine gute Idee ist, ist davon auszugehen zu sagen, jawohl, Mitarbeiter haben nur reine dienstliche Nutzung und alles andere, private ist etwas, was wir einfach abklemmen. Nenne ich auch mal so Pseudosicherheit, weil ich erlebe immer zwei Dinge, das eine was ich erlebe ist, es gibt Mitarbeiter die ein bisschen pfiffiger sind, und die finden irgendwie heraus die Firmendaten auch irgendwie anders auf private Geräte zu kriegen, oder es gibt sogar Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sagen, ich bringe einfach mein eigenes Gerät mit, wenn ich nicht vernünftig damit arbeiten kann. Also mal ein Beispiel, ich war in Frankfurt bei einem der führenden internationalen Lebensmittelkonzerne. Ich habe mich dort mit jemandem ausgetauscht und da war ein Key-Accounter dabei und der hatte sein iPad dabei. Da sage ich, Moment mal, ihr habt doch Windows-Tablets in der Firma. Ja, ja, antwortete der Mitarbeiter, aber ich finde mein iPad irgendwie cooler als diese Windows-Geräte, da kann ich nicht vernünftig damit arbeiten. Ich sagte, ja, und die Daten? Ich weiß, ihr nutzt ja OneNote, da sagte er, ja, OneNote habe ich alles bei mir drauf und die ganzen Firmendaten. Ich sagte, wie bitte, die ganzen Firmendaten, wie geht das denn? Hat Ihnen die EDV die Daten freigegeben? Da sagte er, nö-nö, aber da gibt’s eine Einladungsfunktion und da können Sie einfach mal sagen, ich lade jemanden ein, da gebe ich eine E-Mailadresse ein, ich habe meine eigene bewahrte E-Mailadresse eigegeben und Zack hatte ich alle meine Daten auf meinem privaten iPad im Zugriff. Ich weiß nicht, ob das so im Sinne der IT ist. Also deswegen von vornherein lieber zu sagen, Leute wir geben hier passende Systeme und nicht „Bring Your Own Device“, sondern ich vergleiche es immer gerne mit dem Firmenwagen, „Choose Your Own Device“, das heißt hier klar eine Policy vorzugeben als Unternehmen und dort darauf zu achten, dass wirklich attraktive Geräte zur Verfügung gestellt werden und die dann aber konsequent mit einer Form der kontrollierten Privatnutzung, nenne ich das immer, soweit wie möglich durchaus auch privat nutzen lassen, solange das nicht gegen Complience-Richtlinien oder Datensicherheits-, Datenschutzthemen der Firma widerspricht. Wichtig ist sicher und komfortabel auf die Daten zugreifen.

Ein weiterer ganz wichtiger Grundsatz auch bitte keine Daten in Apps abzuspeichern. Das ist so die typische Tendenz, d.h. man hat eine App und sagt wunderbar, in der App speichere ich mir jetzt meine Daten ab. So, dass kann man auch mit den meisten Apps auch machen, und es gibt ja tolle Apps, wie beispielsweise PDF-Expert oder Documents von Readdle und ich habe das vor Kurzem erst gehabt, da rief mich ein Vorstand ganz aufgelöst an und sagte, ooh, ich habe jetzt hier in Documents meine ganzen Dokumente alle organisiert und jetzt habe ich iOS 9 gerade installiert und meine ganzen Dokumente sind weg. Hier hat man zwei wunderbare Themen auf einmal, das eine ist, für mich gibt es kein Grund auf eine Nuller-Version upzudaten und das war ein typisches Beispiel, wo die Entwickler ihre App noch nicht angepasst haben an ein neues Betriebssystemrelease und kann es im schlimmsten Fall sein, dass bestimmte Daten einfach nicht im Zugriff sind. Die gute Nachricht ist, eine Woche später gabs das entsprechende Update dieses Unternehmens und die Daten wieder da, aber im Vertrieb eine Woche ohne Daten ist jetzt auch nicht so richtig witzig. Oder anderes Beispiel, einem Bänker ist das Ding runtergefallen, der hatte im PDF-Expert seine ganzen Dateien alle organisiert und es war kein drankommen mehr ans Gerät, weil es wirklich kaputt war und man auch nicht mehr an diese Daten dran kam. Der hat ein neues iPad bekommen, wieder mit PDF-Expert natürlich, aber die Daten waren alle weg. Also vor dem Hintergrund bitte immer eher darauf achten, dass Sie einen synchronisierten Zugriff auf diese Laufwerke haben. Der erste Schritt ist natürlich, die Synchronisierung von Outlook-Daten, oder alternativ LotusNotes-Daten. Bei Outlook heißt das Protokoll Exchange, über das die Daten synchronisiert werden, bei LotusNotes ist das sogenannte Traveller-Profil und ich habe auch viele Unternehmen, die mittlerweile umsteigen von LotusNotes auf Outlook/Exchange. Beide Technologien sind ganz vernünftig, die Grundidee ist, dass Sie alle Ihren Daten immer synchron haben. Übrigens, das ist auch im privaten Umfeld durchaus möglich. Ich erlebe das immer wieder, dass dann Outlook und Exchange im Business-Umfeld genutzt wird, aber privat dann immernoch POP oder IMAP genutzt werden. Also, wenn Sie irgendwo bei Ihrem Kontoeinstellungen unter Mail, Kontakte und Kalender ein Konto finden, wo POP drin steht, das ist ziemlich gruselig, weil das ist völlig asynchron. Das mindeste, was Sie nutzen sollten, ist der Standard IMAP und damit haben Sie zumindest schonmal Ihre E-Mails synchron und beispielsweise mit Office365 gibt es mittlerweile sogar ab € 5 sogar schon einen Exchange für den privaten Bereich. Oder wenn Sie sagen, ich habe kein Stress mit Google, im Sinne der Datenschutz- und Datensicherheitspolicies, dann können Sie auch mit Google de facto, technisch ist es mittlerweile eine andere Basis, aber de facto privat ein Gratis-Exchange zu haben, also nutzen Sie diesen Komfort durchaus auch privat.

Natürlich, so wie auch in letzter Woche in der Episode zum Thema Apps beschrieben, bin ich ein großer Freund des CRM, also des Customer Relationship Managements, also gucken Sie, dass Sie idealerweise ein System haben, wo Sie alle kundenrelevanten Informationen gespeichert haben.

Beim Thema Zugriff auf Dateien stellt sich für mich immer als allererstes die Frage, ist es überhaupt erforderlich, oder sind dort wirklich die Sachen im führenden System, im CRM-System, und alles was da drin ist, soll bitte nicht nochmal in weiteren Systemen gepflegt werden. Für Termine ist eine gute Idee sich die Dinge, die man für ein Termin braucht, zu mailen. Es hört sich im ersten Moment so ein bisschen nach 1980 an, ist aber sehr sehr praktisch. Auch ich nutze diese Technik, obwohl ich auf alle meinen Server zugreifen könnte. Meine Erfahrung ist nur so, wenn Sie mal draußen sind, dann knirscht das manchmal doch, der Zugriff auf den eigenen Server, und dann ist das mitzunehmen als E-Mailanlage manchmal sehr sehr praktisch und zeitgleich, gerade wenn Sie es über Exchange synchronisiert haben, haben Sie auch auf allen Geräten diese ganzen Daten da und wenn Sie ein neues iPad, ein neues iPhone bekommen, haben Sie sofort alle Ihren Daten wieder auf dem neuen Gerät, also sofort synchronisiert alles entsprechend da. Wenn Sie Unterlagen haben, die Sie dort vergessen haben beispielsweise, dann ist gut, den Zugriff auf die Netzlaufwerke zu genehmigen und hier gibt es zwei wesentliche Stichworte, das eine heißt VPN, das andere heißt WebDAV, also VPN steht für Virtual Private Network, das heißt die Idee, dass Ihr Server online erreichbar ist, aber nicht im öffentlichen Internet steht und WebDAV ist ein Protokoll das verschlüsselt ist, wo bestehende Benutzerbenachrichtigungen dort auch auf dem iPad weiter genauso eben berücksichtigt werden und das ist praktisch so eine Art kleinster gemeinsamer Nenner. Also auch in den Office-Applikationen von Apple, wo es eine Schnittstelle gibt, gibt es eben genau die für WebDAV. Wenn Sie die Herausfoderung haben Prospekte zu verteilen, dann gibt es hier, ich nenne das immer, es gibt eine kleine Lösung und eine große Lösung. Die kleine Lösung ist, wenn Sie sagen, Sie sind ein Einzelkäpfer oder in einer kleinen Organisation, ganz einfach die Dropbox. Das heißt, über die Dropbox können Sie einfach sagen, Sie haben eine gemeinsame Dropbox im Unternehmen, Sie kopieren dort Prospekte hinein und dann kann eben der Rest des Unternehmens auf die gleiche Dropbox beispielsweise zurückgreifen. Das habe ich vor zwei Jahren bei der Lichtwerbungsunternehmen also eingerichtet, da haben wir auch die Potential-Dokumentation gemacht, wo wir sagen einfach eine Dropbox. Die nächste Stufe ist das man sagt, man hat verschiedene Dropboxen oder es gibt doch mittlerweile auch Dropbox for Business. Denken Sie bitte übrigens immer daran, Dropbox ist ein Dienst, der die Dinge synchronisiert. Das heißt, wenn jemand etwas löscht, löscht er das für alle. Das ist so eine kleine Kinke, jetzt sagen viele, yhm, dann ist die Lösung nicht geeignet. Man kann das pragmatisch lösen. Es gibt kleine Tools, mit den Sie das so machen können, dass Sie ein separates Verzeichnis haben, das nicht in der Dropbox ist, auf dem werden diese Daten immer entsprechend aktuell bereit gestellt. Und dann gibt es ein kleines Tool, das es immer automatisiert in das Verzeichnis, das per Dropbox synchronisiert ist, rüberkopiert und dann können Sie immer sagen, wenn dort was gelöscht wird, dann wird es automatisch wieder reinversorgt. Also das ist eigentlich so die Strategie, die man dort fährt und damit kann man das wunderbar darüber verteilen und alles was ohnehin öffentlich im Internet verfügbar ist, kann auch ohne Probleme auf so einem Cloud-Service liegen.

Jetzt gibt es auch spezielle Prospektverteilungslösungen. Ein Beispiel mal ist die Lösung der Firma Glanzkinder in Köln, einer meiner Kunden, oder der Zeppelin-Baumaschinen in München, die die Caterpillar-Geräte in Deutschland vermarktet, das sind so die Beispielunternehmen, die diese Lösung beispielsweise einsetzen. Das heißt hier können Sie zentral Prospekte einstellen, können dort sagen, welche Prospekte dort auch herunterladen werden dürfen, welche gedruckt oder weitergeleitet werden dürfen, man kann sogar verhindern, dass diese Prospekte lokal gelöscht werden, also es ist doch noch eine Ecke leistungsfähiger das Ganze zu tun. Es macht vor allem für größere Organisationen auch Sinn, da können Sie auch Gruppen organisieren, da können Sie administrieren, also ich sage mal die Dropbox-Lösung ist für Außendienstorganisationen vielleicht so bis 20 Leute eine ganz gute Lösung, wenn Sie dort in richtig große Organisationen gehen, dann ist es eher so, dass man übers Mobile-Device-Managementsystem eine Dokumentenlösung bereitstellen sollte oder alternativ eine solche Lösung, wie Sie beispielsweise aus dem Hause Glanzkinder kommt.

Also hier wichtig auf alle Fälle, geben Sie dem Vertrieb die Daten, die er draußen braucht, auf die er zugreifen kann, damit er nicht eben sagen muss, ich komme dann nächste Woche nochmal wieder oder ich schicke Ihnen was, sondern dass er alles, was er entsprechend braucht für den Kunden dabei hat, dem Kunden auch per Mail gleich zur Verfügung stellen kann als PDF-Datei, das ist eben ein Format, das man per Mail verschicken kann.

Wie üblich bekommen Sie selbstverständlich alle Links und auch das Transkript dieser Episode, wenn Sie einfach auf www.iPad4productivity.com sich zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts anmelden. Wenn Sie sich dort anmelden, dann kriegen Sie einmal die Woche eine kurze Mail wo Sie sehen, was ist die aktuelle Episode, also es lohnt sich reinzuhören, Sie wissen dann ob das Thema für Sie interessant ist und Sie bekommen das Transkript und wenns Links gibt natürlich auch sämtliche Links dazu.

Damit sind wir fast am Ende dieses Themas, des monatlichen Schwerpunktes, das iPad im Vertrieb. Wir werden uns nächste Woche einmal ein paar Erfahrungswerte ansehen, die ich gemacht habe aus dem Bereich Schulung für den Vertrieb. Ich höre immer wieder Stimmen, die sagen, da brauchen wir doch gar keine Schulung. Das ist bis zu einem gewissen Grad wahr, genauso wie die PC-Nutzung selbsterklärend ist, aber wenn man wirklich die Produktivität steigern möchte, dann empfehle ich doch etwas strukturierter an das Thema Schulung ranzugehen und wie Sie das machen, das hören wir uns nächste Woche an. Ich freue mich auf Sie. Ihr Thorsten Jekel.