Podcast_2015_10_12

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Diese Woche geht es um das Thema OneNote.

Ich freue mich sehr über Ihr Feedback und Ihre Themenwünsche. Sie erreichen mich unter unter 030/44 0172 99 und t.jekel@jekelteam.de.

Herzlich produktive Grüße
Ihr

Unterschrift Thorsten Jekel

 

 


Hier finden Sie die in der Episode angesprochenen Links:

OneNote

Evernote

Surface Pro 4


Hier das Transkript der Episode:

(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)

Schön dass sie wieder mit dabei sind, bei unserem Schwerpunkt des Monats nämlich wie sie Notizen mit dem iPad idealerweise anfertigen.

In der letzten Woche haben wir uns einmal angeschaut, wie sie mit Emails, die sie an sich selbst schicken, gerade vertrauliche Notizen, gut organisieren können. Denn im Regelfall sind die Emails schon mal einmal bei basisverschlüsselten Unternehmen sie sind zum Grossteil gerade in grösseren Unternehmen auf eigen Exchange und Lotus Notes Servern dort abgelegt deshalb durchaus ein interessanter Weg.

Wenn sie jetzt allerdings sagen ich möchte doch etwas leistungsfähigere Notizfunktion haben, dann ist auf alle Fälle ein Blick wert einmal in Richtung OneNote und einmal in Richtung Evernote. Evernote gucken wir uns dann im nächsten Monat an und Evernote ist vor allem dann interessant, wenn sie nicht vertrauliche Notizen haben und wenn sie eher so eine Art – ich nenn das mal so im Sinne von Cordula Nussbaum – ein kreativer Chaot sind – dann ist Evernote eher wahrscheinlich für Sie intersannt.

Wenn sie in der Microsoft Umgebung vor allem unterwegs sind und auch die Möglichkeit haben wollen ihre Notizen auf ihren eigenen Servern zu hosten also abzuspeichern und wenn Sie eher jemand sind, der es schätzt, dass sie Notizen gut strukturieren können und Sie gut organisieren können und dass Sie die auch gut beispielsweise verknüpfen können mit Outlook Terminen, dann ist OneNote sicherlich das für Sie das interessante System.

OneNote ist mittlerweile für alle gängigen Plattformen verfügbar also für iPad, iPhone, für Android, für Windows natürlich aber auch für die Windows Mobil Plattform. Android hab ich schon erwähnt und darüber über einen Umweg bekommen Sie es auch auf Blackberry zumindest der aktuellsten Generation also ab dem Blackberry 10 Betriebssystem bekommen Sie ja sowohl die Amazon App Store auf das Gerät als auch über einen kleinen Tipp und Trick auch das Thema des Google Play Stores also Sie bekommen mittlerweile auf Blackberry Geräte auch Android Applikationen installiert. Das knirscht manchmal ein bisschen, funktioniert aber im Grossen und Ganzen ganz gut. Das heisst es gibt heute noch keine reinen Blackberry Version für OneNote aber über die Android Version die Sie auch auf einem Blackberry installieren können funktioniert das auch ganz gut.

Für Evernote gibt es eine reine eine richtige Blackberry Version, die dann auch noch ein bisschen besser integriert ist. Also wenn sie mit Blackberry arbeiten und dort ein gutes wirklich voll integriertes Notizsystem suchen, dann kann Evernote für Sie unter Umständen das interessante System sein.

Der grosse Vorteil von OneNote ist, Sie haben die Möglichkeit sehr gut ihre Notizen zu strukturieren in Notizbücher, in Abschnitte und Sie können diese dann auch wieder freigeben im Unternehmen, dass Sie sagen, bestimmte Notizbücher bestimmte Abschnitte geben Sie frei, bestimmte geben Sie nicht frei. Sie haben sehr gute Möglichkeiten der Verlinkungen. Also wenn Sie beispielsweise Sharepoint einsetzen als Intranet, dann können Sie hier sehr gut auch Verlinkungen in Richtung Intranet mit reinpacken. Das funktioniert alles doch gerade diese Verlinkungen mit Microsoft Office Dateien funktionieren doch immer noch ein Stück besser als mit Evernote. Hier merken Sie einfach, dass die Produkte aus dem gleichen Hause kommen.

OneNote hat mittlerweile auch eine gute OCR – Optical Character Recognition oder auf Deutsch eine Texterkennung. Das heisst auch wenn Sie Fotos abfotografieren wenn sie dort handgeschriebenen Dinge haben, dann werden die mittlerweile gut umgewandelt in getippten Text. Das ist mittlerweile sogar in die Apps integriert. Das war in der Vergangenheit eine Stärke von Evernote – ist es immer noch – aber ist mittlerweile in OneNote gut integriert. Hier haben Sie sogar im Gegensatz zu Evernote nochmal die Möglichkeit einzugreifen. D.h. Sie können hier sogar, wenn Sie ein per Texterkennung umgewandeltes handschriftliches oder eingescanntes oder fotografiertes Dokument haben, nochmals diese Texterkennung einsehen. Sie können sie ändern, das geht bei Evernote nich, können hier sogar noch Stichworte ergänzen, die dann vor allen Dingen ihnen bei der Suche helfen dieses Dokument leichter zu finden. Also die OCR ist ja hier noch ein Stück weit leistungsfähiger.

Ich sprach schon das Thema Integration in die Microsoft Umgebungen an. Was hier besonders gut ist, ist die Integration in Zusammenarbeit mit Outlook. Das heisst, Sie können beispielsweise, wenn Sie einen Termin haben, hier erweiterte Notizen hinzufügen. Jetzt sagen sie Moment mal, ich kann doch auch meinen Outlook Terminen Notizen hinzufügen – ja – hat aber 3 Nachteile:

Der 1. Nachteil, der ist für mich noch nicht so gewichtig, Sie können in Outlook nicht so viele Formatierungsoptionen nutzen wie sie das mit OneNote können, hier können Sie noch deutlich mehr formatieren gestalten Listen, Tabellen mit integrieren da geht noch deutlich mehr als in der reinen im Prinzip textorientierten Notizfunktion, die Sie im Outlook zur Verfügung haben. Jetzt kommen aber zwei weitere aus meiner Sicht viel schwerwiegende Vor- bzw. Nachteile. Wenn Sie nämlich dort mit Outlook einen Termin haben und Notizen dort hinzufügen und Sie machen eine Termineinladung dann sieht jeder ihre Notizen. Und das macht sicherlich Sinn, wenn Sie Notizen zum Veranstalltungsraum, wenn Sie Notizen zur Anreise hinzufügen, dann macht das sicherlich Sinn. Wenn Sie sich beispielsweise für ein Personalgespräch eine Gehaltsverhandlung vorbereiten, dann wollen Sie vielleicht nicht unbedingt, dass ihr Gesprächspartner vorher schon alle ihre Punkte ihre Argumentationspunkte, die Sie sich notiert haben dort auch lesen kann also deswegen hier empfiehlt sich die Notizen zu nutzen für alle Dinge die öffentlich für alle Teilnehmer gut verfügbar sein können. Alle Dinge die Sie sich selbst im Sinne ihrer eigenen Vorbereitung dort notieren die jemand anders im Vorfeld nicht unbedingt sehn soll oder auch im Nachgang nicht, die nehmen Sie dann besser in OneNote mit rein.

Das nächste Thema ist, wenn Sie sich zu einem Termin in Outlook Notizen machen und jemand anders hat diesen Termin vereinbart und löscht den hinterher raus, dann löscht er eben auch ihre Notizen mit weg. Dann sind die weg. Und wenn sie ihre Notizen behalten wollen dann ist das eben eine gute Idee zu einem Termin, hier gibt es auch ein Schaltfläche, einfach draufzuklicken zu sagen verknüpfte Notizen zu einem Termin in OneNote anlegen und wenn Sie das machen dann haben Sie den grossen Charme, dass ihnen dann eine OneNote Notiz angelegt wird. Und sollte der Termin gelöscht werden, dann bleiben Ihnen aber Ihre OneNote Notizen erhalten.

Eine Frage, die an dieser Stelle häufig gestellt wird, ist: wo werden denn die Daten gespeichert, also gehostet wie es auf neudeutsch heisst. Hier haben sie zwei Möglichkeiten – zum einen können Sie – das ist die Standardoption – Ihre Notizen bei Microsoft hosten. Das ist gratis und Microsft garantiert Ihnen hier, dass diese Daten entweder in Amsterdam oder in Dublin gehostet werden und nicht in den Vereinigten Staaten. Also vor dem Hintergrund der aktuellen NSA und sonstigen Debatten ist das unter Umständen ganz interessant. Sie können aber auch – und das ist ein grosser Unterschied zu Evernote, wo das nicht möglich ist – diese Daten auch selbst hosten. Das ist sicherlich für den einzelnen nicht sinnvoll, aber bei grösseren OneNote for Business bzw. OneDrive for Business Installation ist das möglich, dass Sie ihre Notizen auch selbst hosten.

Eine sehr sehr gute Integration von OneNote haben Sie, wenn Sie das Microsoft Surface oder das Microsoft Surface Pro nutzen. Das sind ja die Microsoft eigenen Tablet-PCs, der Surface ist das was ungefähr so gross ist wie das klassische normale iPad, das Surface Pro ist ungefähr so gross wie das iPad Air 11 Zoll damit wird es auch zu recht verglichen, dann es ist ein vollwertiger PC. Sehr sehr leistungsfähig und beide Geräte haben eine sehr schöne Integration in OneNote. Hier gibt es einen Stift dazu und wenn Sie bei dem Stift hinten auf den Knopf drücken, das ist wie mit dem Kugelschreiber, dann ist es so, dass OneNote automatisch sich öffnet mit einer neuen Notiz. Das ist, wie ich finde eine sehr Apple-like Lösung, die hätte von Apple sein können, dass wenn man auf den Knopf hinten draufdrückt sofort eine Notiz sich öffnet. Das finde ich sehr praktikabel, sehr gut. Also diejenigen von ihnen, die ein Microsoft Surface haben, da sag ich immer ist auf alle Fälle OneNote wie ich finde die bessere Option passendere Option, denn dann sind Sie in der Microsoft Welt unterwegs und haben einen vollwertigen Windows PC. Was Sie halt nicht so haben, ist wirklich so ein richtig klasse Tablet, weil man merkt immer es ist ein sehr portabler PC. Auch Apps, die es für Windows 8 mittlerweile gibt, gibt es immer mehr. Für Windows 10 wird das es das in Zukunft noch mehr geben. Nur Sie haben vielleicht mitbekommen, dass das Thema Windows 10 für Mobile auf 2016 verschoben ist. Also hier gibt es Verschiebung von Microsoft, und das bleibt abzuwarten ob Microsoft das wirklich in dieser Form hinbekommt, wie das im Apple Universum schon da ist. Also alle die, in meinem Kundenkreis die den Eigenversuch mal gestartet haben, weil Sie gesagt haben statt PC und Notebook nutzen Sie nur noch den Surface von Microsoft sind irgendwann wieder zurückgegangen zu der zweier Lösung Notebook und iPad. Weil so ein Bisschen wie der Ganzjahresreifen, der weder nicht besonders gut im Sommer noch besonders gut im Winter so ähnlich ist, so ähnlich ist das auch, allerdings mit dem Surface dem Client Surface jetzt ist es auch möglich eine LTE-Karte also eine SIM-Karte mit reinzustopfen somit sind Sie nicht nur per WLAN auch mittlerweile erreichbar über Mobilfunk. Das wird mit der 4. Generation des Surface Pro auch der Fall sein also vor dem Hintergrund durchaus einen Blick wert.

Mittlerweile gibt es eine sehr gute iPad App von OneNote. Früher gab es keine iPad App. Deswegen bin ich damals, als ich mir das erste iPad geholt habe von OneNote auch umgestiegen auf Evernote. Mittlerweile ist die App auch nicht in einer ersten Version, die noch sehr rudimentär war, sondern schon in einer Nachfolge-Version verfügbar, die wirklich gut ist. Auch mittlerweile auch mit OCR, mit einer Texterkennung, sie ist gratis und hat viele Extensions d.h. Sie können sie auch mit anderen Applikationen nutzen und können Informationen übergeben von einer App an OneNote, also auch direkt aus dem Browser heraus. Diese Clipping ist mittlerweile möglich an OneNote also das, wo Evernote früher sehr weit vorne war, grad auf dem iPad hat OneNote mittlerweile sehr stark aufgeholt. Also in diesem Sinne durchaus ein interessantes System, was sich es lohnt anzuschauen.

Wie immer bekommen Sie alle Links und das Transkript zu dieser Episode, wenn sie sich zum gratis Hörer Service dieses Podcasts anmelden auf www.iPad4productivity.com Bis zum nächsten Mal.

Ihr Thorsten Jekel.