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Diese Woche geht es um das Thema Notizen als E-Mails.
Ich freue mich sehr über Ihr Feedback und Ihre Themenwünsche. Sie erreichen mich unter unter 030/44 0172 99 und t.jekel@jekelteam.de.
Herzlich produktive Grüße
Ihr
Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und nicht nur einer weitern Episode, sondern einem weiteren Themenschwerpunkt.
Sie wissen ja, dass ich einmal im Monat für Sie einen speziellen Themenschwerpunkt immer herausgreife aus meiner täglichen Arbeit bei der Begleitung von den Unternehmen bei iPad-Einführung und an Hand von konkreten Beispielen, die wir uns einfach mal angucken, wie Sie produktiver für sich selbst, als auch als Unternehmen mit dem iPad arbeiten können. Im letzten Monat gab es den Schwerpunkt „Typische Fehler bei der iPad-Einführung“ also alle, die das interessiert, ruhig noch einmal nachhören in den letzten Episoden. Im November geht es dann auch wieder um einen eher unternehmensorientierten Schwerpunkt, nämlich die Frage, wie Sie das iPad am besten im Vertrieb einsetzen, was es ist hier für Erfahrungen aus meinen vielen Projekten gibt. Im Oktober geht es wieder um einen anwendungsorientierten Schwerpunkt, als auch für die Hörer von Ihnen, die sagen, ich bin jetzt nicht in einem Unternehmen für das Thema iPad-Einführung verantwortlich, sondern möchte für mich das iPad noch produktiver einsetzen, dann sind Sie hier genau richtig und zwar geht es im Oktober um die Frage, wie Sie Notizen denn intelligenterweise mit dem iPad machen können.
Und hier schauen wir uns einmal ein paar grundsätzliche Überlegungen an, vor allem in der ersten Episode und dann schauen wir uns einmal an, wie Sie vertrauliche Notizen machen können, indem Sie sich selbst E-Mails schreiben, was im Moment ja sich erstmal etwas komisch anhört. Sie werden aber merken, dass das durchaus eine intelligente Methode sein kann sich Notizen zu machen.
Wir schauen uns in der nächsten Woche an, wie Sie OneNote vor allen Dingen in Microsoft-Umgebung nutzen können. Wir schauen uns in der dritten Episode des Monats an, wie Sie Evernote als Ihren Notizblock in digitaler Form nutzen können und wir schauen uns letztendlich dann in der vieren Episode des Monats an, wie Sie handschriftliche Notizen gut machen können.
Beim Thema handschriftliche Notizen auch ein Stichwort, gerade wenn ich Vertriebsorganisationen begleite, dann sage ich oft der erste der anfängt auf einer elektronischen Klimperkiste im Kundengespräch Notizen zu machen dem haue ich auf die Flossen. Die gerade ältere Kunden finden das nicht so schön, wenn Sie im Gespräch auf einer elektronischen Klimperkiste dort Notizen machen, deswegen schauen wir uns auch gerade in der letzten Episode des Monats einmal an, wie Sie handschriftliche Notizen machen können. Und wenn wir dann in November gehen, dann wissen Sie, dann kommt auch das iPad Pro im November, hier wird es ja einen iPencil geben also einen sehr toll feinarbeitenden Stift, also das kann durchaus auch ein Thema sein, was wir uns sicherlich anschauen werden. Ich bin gerade dabei mit einem Kunden etwas über 400 von diesen iPad Pros einzuführen im Außendienst, werde mir natürlich auch eins holen und dann gucken wir uns einmal an, inwiefern das dann wirklich sogar als ein Papier- und Blockersatz durchaus eingesetzt werden kann.
Diese Woche geht es schwerpunktmäßig um die Frage, wie Sie vertrauliche Notizen als E-Mails sich schicken können. Da sagen Sie im ersten Moment, Moment mal, E-Mails und Notizen sind ja zwei verschiedene Paare Stiefel. Meine 18-jährige Tochter würde jetzt sagen, Papa, E-Mails sind ja sowas von 1980, aber was ist die Grundidee?
Die Grundidee ist, wenn Sie sich selbst Notizen als E-Mails schicken, was hat das für Vorteile? Idealerweise haben Sie Ihre E-Mails automatisch zwischen all Ihren Geräten synchronisiert. Im Idealsfall per Exchange oder LotusNotes Traveller Dienst, weil dann haben Sie alle Ihre Outlook- bzw. LotusNotes-Daten alle immer auf allen Geräten synchron, oder sonst zumindest per IMAP haben Sie zumindest Ihre E-Mails und sogar Ihre Notizen synchronisiert, nur, ich gehe auch nochmal drauf ein, weshalb nicht Notizen nehmen, sondern weshalb E-Mails nehmen? Nehmen Sie E-Mails. Wenn Sie die E-Mails auf all Ihren Geräten synchronisiert haben, dann haben Sie den Charme, Sie können auf jedem Ihrer Geräte sich eine E-Mail schreiben, Sie können auf jedem dieser Geräte diese E-Mail auch abrufen. Das Ganze geht auch in gemischten Umgebungen. Also ich habe beispielsweise Kunden, die haben ein Android-Handy oder ein Blackberry-Handy und dann iPad in Kombination. Und hier, wenn Sie jetzt rein beispielsweise das Notizsystem von Apple nutzen, was ich nur über die iCloud synchronisiert, gerade mit den erweiterten Notizfunktionen, dann sind Sie auf Ihrer Schwarzbeere oder Blackberry, wie es so schön auf Neudeutsch heißt, oder auf Ihrem Android-Geräte zweiter Sieger. Also ich bin immer ein Freund von plattformübergreifenden Lösungen, die auf all Ihren Geräten funktionieren, die Sie heute haben und vielleicht auch in der Zukunft haben. Weil wenn mir jemand vor fünf-sechs Jahren gesagt hätte, Blackberry ist weitestgehend an Marktbedeutung verschwunden, dann hätten Sie mich alle müde angelächelt, heute schaut das anders aus. Und wer weiß, welche Systeme in fünf-sechs Jahren dasein werden und Exchange glaube ich, hat eine recht hohe Wahrscheinlichkeit, dass es dieses System auch in Zukunft noch geben wird. Wenn Sie mit Exchange-sychnronisierten E-Mails arbeiten, dann sind die immer automatisch gesichert, auch wenn Sie sich ein neues Telefon, ein neues Smartphone, neues Pad holen, Tablet holen, egal von welchem Hersteller, Sie geben einmal Ihre Exchange-Zugangsdaten ein und haben Sie alle tutto completti drauf. Also auch schnell übertragbar, auch wenn Ihnen ein Gerät gestohlen wird, Sie können Ihre E-Mails schnell löschen und haben dort sofort Zugriff auf die Daten. Auch Ihre Assistenz, also sollten Sie eine Assistenz haben, die Ihnen zuarbeitet, kann die Ihnen dort schreiben, kann auch darauf zugreifen. Das heißt, wie schaut das konkret aus. Die Idee ist sich selbst eine E-Mail zu schreiben mit einer Notiz zu einem Termin beispielsweise, mit einer Notiz, die Sie sich zu einem Kunden machen. Sie können da sogar auch Anhänge mittlerweile dran packen und dann ist es so, die gesendete E-Mail löschen Sie gleich und die eingegangene legen Sie dann ab. Entweder in einem entsprechenden Projekt- oder Kundenornder, dann haben Sie dazu auch die E-Mails zu den Kunden, Sie haben vielleicht E-Mails mit Anlagen mit dabei und wenn Sie iCloud-Drive beispielsweise nutzen, dann können Sie sogar aus iCloud-Drive heraus Anlagen an Ihre Notizen mit dazu packen. Also da schließt sich der Kreis zu den Empfehlungen, die ich schon in der Episode zum Datenaustausch gemacht habe. Es macht durchaus auch Sinn sich für Meetings Dinge zuzuschicken, und so kann dann beispielsweise auch wenn die Assistentin für den Chef eine Notiz hat, die für ihn wichtig ist, dann kann Sie die auch entsprechend als E-Mail in den jeweiligen Tagesordner hineinlegen. Ich empfehle immer einen Ordner mit Montag-Dienstag-Mittwoch-Donnerstag-Freitag zu machem, dann können Sie sich selbst oder Ihre Assistenz entsprechene E-Mails und auch E-Mails in Notizenform dort entsprechend mit reinpacken. Es gibt noch einen weiteren Tip und zwar Sie können auch mit einer Regel arbeiten und zwar, Sie können sich anlegen einen Unterordner der heißt Notizen, in Ihrem Eingang beispielsweise und können dann sagen, immer wenn Sie sich selbst eine E-Mail schreiben mit dem Betreff „N-“ und dann etwas dahinter, dann können Sie das in Outlook idealerweise so als Regel einrichten, dass diese E-Mail immer in den Unterordner Notizen reingeschoben wird. Das können Sie natürlich auch so machen, wenn Ihre Assistenz Ihnen eine solche schickt, dass Sie in den Unterordner Notizen geht, also somit auch etwas, wo Sie Ihre E-Mails drin haben. Diese Regeln können Sie heute noch nicht auf dem iPad erstellen, in der Mailapplikation wird das so in der Form noch nicht unterstütuzt, aber in Outlook einfach mit der rechten Mousetaste auf eine entsprechende E-Mail gehen und dann gibt es diesen Bereich Regeln und da bietet er Ihnen gleich auch als Erstes die Option an, eine E-Mail die von diesem Empfänger, oder mit diesem Betreff kam, und das ist die Regel, die wir hier brauchen in Kombination, dass diese gleich in einen Unterordner reingeschoben wird. Also nutzen Sie hier die Systeme der Automatisierung und dann haben Sie das hier entsprechend drin.
Wenn Sie das in Ihrem E-Mailprogramm haben, egal auf welcher Plattform, ist es sehr leicht und schnell zu finden. Denn die Suche des iPads, die Suche des iPhones, auch die Suche auf anderen Geräten zum Teil nicht ganz so leistungsfähig wie auf dem iPad, aber auch dort vorhanden, können Sie im Volltext durchsuchen und die Suche sucht eben in den Kontakten, in den Terminen und in den E-Mails und dann öffnen, wenn Sie sagen Sie öffnen eine bestimmte Notiz, dann findet der eben sofort die Notiz und das geht meist deutlich schneller, als wenn Sie das in separaten Notiz-Apps machen. Ein Hinweis natürlich setzt das voraus, dass Sie nicht 200 Tausend E-Mails in Ihrem Notizpostfach drin haben, sondern dass Sie die Dinge, die Sie nicht mehr brauchen löschen. Hier empfehle ich immer ein permanentes Ausmisten, das heißt immer, wenn Sie eine neue Notiz beispielsweise hereinnehmen, dann gucken Sie kurz in diesen Ordner nach, was Sie rauslöschen können und löschen mindestens eine Notiz raus. Das geht meistens ziemlich gut und wenn Sie dort abbauen wollen, dann ist es so, dann löschen Sie einfach zwei Notizen raus für jede neue Notiz, die Sie dort reinpacken. Das gilt übrigens auch für andere E-Mailordner, Ablagen, Dateiordner, was ich Ihnen immer empfehle, sind Tipp den ich aus dem Buch von Werner Tiki Küstenmacher habe „Symplify your life“, finde ich einen ganz intelligenten Ansatzpunkt dieses permanenten Ausmistens, dass Sie immer sagen, in dem Momemt, wo ich was reinschiebe in ein Unterordner, sei es ein Papierordner, ein Dateiordner, ein E-Mailordner, lösche ich mindestens ein Element raus. Wenn Sie das auch bei Ihren E-Mailnotizen machen, dann wird das nicht unüberschaubar viel und dann finden Sie die auch wieder sehr sehr schnell. In diesem Sinne einfach mal probieren, legen Sie damit los, jedem dem ich diesen Tipp gegeben habe der sagt, Herr Mensch, das hat sich im ersten Moment ein bisschen komisch angehört, aber es funktioniert wirklich. Ich nutze es für mich selbst auch. Wenn Sie sagen, yhm, ich möchte doch ein bisschen mehr und leistungsfähige Notizenfunktion haben, selbstverständlich hier gibt es auch Lösungen, deshalb gucken wir uns in der nächsten Woche einmal an, wie Sie mit OneNote vor allem in Microsoft-Umgebungen gut Notizen machen können. Wir schauen uns an in der übernächsten Woche, wie Sie mit Evernote Notizen machen können und in der letzten Episode diesen Monats, wie Sie handschriftliche Notizen erstellen können.
Natürlich, wenn Sie auf www.iPad4productivity.com gehen, melden Sie soch dort einfach zum Gratis-Hörerservice des Podcasts an und dann bekommen Sie immer alle Links und auch die Transkripte zum Nachlesen zu diesem iPad für produktives Arbeiten mit dem iPad. Ihr Podcast. Bis zum nächsten Mal.