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Diese Woche geht es um das Thema typische Fehler bei der iPad-Einführung, Teil 1 – Keine Strategie.
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Herzlich produktive Grüße
Ihr
Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder dabei sind bei iPad4productivity. Im letzten Monat haben wir uns ja mit der Frage beschäftigt, wie Sie Microsoft-Office möglichst produktiv auf dem iPad nutzen können und genau das ist auch das Stichwort des Schwerpunkts diesen Monats.
Sie wissen, wir haben ja immer einen Schwerpunkt, der sich immer etwas abwechselt, das heißt ein Monat geht’s eher um organisatorische Fragen, Management-Fragen, ein Monat ist der Schwerpunkt mehr auf der Frage Apps, Tools und Tipps. Das war letzten Monat.
Diesen Monat beschäftigen wir uns mal mit der Frage, was sind den aus meiner Erfahrung von vielen Einführungen von iPads, die ich begleitet habe als Berater und Trainer, was sind denn so typischen Fehler, die dort gemacht werden, die immer wieder auftreten und was ist daran interessant? Interassant ist, und das ist auch die Struktur in diesem Monat, dass wir uns einfach angucken, was sind Dinge, die ich häufig wahrnehme, was ist die Folge daraus und wie machen Sie es besser. Das heißt, Sie müssen nicht die gleichen Fehler machen wie andere Unternehmen vor Ihnen gemacht haben, sondern Sie können hier von meiner Erfahrung profitieren.
Im nächsten Monat beschäftigen wir uns dann wieder etwas schwerpunktmäßiger mit der Frage, wie Sie Ihr iPad als Notizblock in digitaler Form nutzen können und auch sogar mit der Frage, wie Sie Papier und Elektronik intelligent kombinieren können. Das ist ja genau das Thema, es geht darum, Papier und Elektronik so smart zu nutzen, dass Sie als Unternehmen produktiver werden, dass Sie mehr verkaufen, darum geht es letztendlich.
Damit sind wir auch schon mitten im Thema, nämlich die Frage, was sind die typischen Fehler. Die typischen Fehler, die ich bei der iPad-Einführung immer wieder wahrnehme, lassen sich in vier Gruppen einteilen:
Das erste, und damit werde wir uns diese Woche beschäftigen, ist dass viele Unternehmen keine klare Strategie haben, bevor Sie oder während Sie iPads einführen. Das heißt, es werden einfach Geräte mal gekauft, ohne vorher gefragt wird, was wollen wir denn erreichen damit und wie wollen wir das erreichen.
Der zweite Fehler ist, dass Nutzer die zukünftig mit dem System arbeiten sollen, nicht eingebunden werden und das hat zum einen sachliche Nachteile, zum zweiten auch eine Frage der Akzeptanz.
Der dritte Fehler ist, dass die IT häufig nicht eingebunden wird, oder nur als Fußabtreter hier gesehen wird und nicht als Sparringspartner der Geschäftsführung und letztendlich der vierte Bereich von klassischen Fehlern ist, dass keine einheitliche Vorgehensweise hier vorgenommen wird, dass Kraut und Rüben in dem Unternehmen dann zu mehr Chaos und zu weniger Produktivität führt.
Das sind die vier Schwerpunktfehlerbereiche, die wir uns im September, diesen Monat, hier einmal anschauen und natürlich immer mit der Frage, wie können Sie die vermeiden.
Fangen wir an beim ersten Block diese Woche – keine klare Strategie. Oft, und das nehme ich sehr häufig wahr, werden iPads beschafft, weil der Vorstand, weil die Geschftsführung, weil die Vertriebsleitung, weil der Unternehmer das einfach cool findet. Oder, dass wir Unternehmen denken, jaa, nur dadurch, dass wir iPads im Außendienst beispielsweise einführen, werden wir automatisch schonmal produktiver, also wir brauchen das. Oder die Mitbewerber haben gerade iPads eingeführt und jaa, da dürfen wir ja nicht nebenan stehen, da wirken wir „old school“ und altbacken, das müssen wir genauso machen. Oder was ich auch wahrnehme, dass die Notebooks, die gerade im Außendienst beispielsweise eingesetzt werden, noch aus dem letzten Loch pfeifen und man sagt, Mensch, jetzt könnte man doch dort iPads entsprechend einnehmen. Oder was ich auch teilweise wahrnehme, dass entweder die Geschäftsführer, die Vorstände, die Unternehmer iPads schon privat einsetzen und sagen, ach jetzt möchte ich die auch gerne im Unternehmen einsetzen, oder dass Sie dann sagen, jetzt möchte ich auch gerne auf meine Daten zugreifen, also dass ich nicht nur so eine Insel habe, mit der ich nicht so richtig produktiv arbeiten kann, sondern, dass ich dort auch mit arbeiten kann. Oft gibt es aber leider weder klare Ziele für den iPad-Einsatz, oder auch eine klare Strategie, wie diese Ziele erreicht werden sollen. Also wenn ich hier nachfrage, ist eine der ersten Fragen, was wollen Sie denn eigentlich mit dem Einsatz dieser iPads erreichen. Und es gibt sehr selten einen Gesamtverantwortlichen für das Projekt, also zum Teil im Vertrieb, zum Teil in der IT, zum Teil in der Betriebsorganisation, jenach dem, wie die Unternehmen oder Banken, die ich begleite, aufgestellt sind.
Was ist die Folge? Ich vergleiche das immer gerne mit PCs. Überlegen Sie mal, was passieren würde, wenn Sie Mitarbeitern einfach PCs so auf Neudeutsch „Out-of-the-Box“ geben würden, wo Windows installiert wäre aber keinerlei Programme darauf, odre nur so die Standard-Programme, die mitgeliefert werden und dann geben Sie den Mitarbeitern und sagen, mach mal?… aber machen Sie sich keinerlei Gedanken darüber und auch keine einheitliche Struktur darüber welche Programme darauf sind, wie die Mitarbeiter auf die Daten kommen, ach, dass werden die schon irgendwie selbst rauskriegen. Ich glaube, Sie stimmen mir zu, das würde keiner von Ihnen mit PCs machen. Jetzt stellt sich für mich die Frage, weshalb machen Sie das mit den iPads? Weil genau das nehme ich wahr, iPads werden einfach verteilt und dann schau doch mal, da ist ja was vorinstalliert und ihr könnt auch mal gucken, wie das Ganze funktioniert. Was… das macht mich wirklich sprachlos, weil … wenn Sie sich mal anschauen die Gesamtkosten für so ein iPad, wenn Sie es wirklich betrachten, Hardware, Software, mobile Daten, die Sie einbinden, Apps und diese ganzen Dinge, auch wenn Sie eigene haben, das Ganze ist häufig sogar noch teurer als Sie das haben mit einem fixen PC. Das heißt, Sie haben dort richtig viele Kosten und keinerlei zusätzlichen Nutzen. Das heißt, Sie haben zusätzliche Investitionen, Sie haben Kosten um Komplexität ohene beim Kunden professioneller aufzutreten und damit mehr zu verkaufen. Damit sind die Mitarbeiter und Geschäftskunden sehr schnell demotiviert, weil Sie haben keine echte Unterstützun, sondern wir haben Mehrarbeit. Es kommt zu keiner Verbesserung, sondern zu einer Verschlechterung des internen und des externen Service nach draußen.
Nachdem wir hier jetzt mal in die Wunde gepackt haben, gemeinsam und geschaut haben, was sind so die typischen Fehler, was kann nicht funktionieren, sage ich Ihnen aus meiner Erfahrung heraus, wie machen Sie es richtig.
Ich empfehle immer eine vierstufige Vorgehensweise. Erste Stufe – analysieren Sie die Ausgangssituation. Auf dieser Basis – Nummer Zwei, definieren Sie Ihre Ziele. Auf dieser Basis – Nummer Drei, entwickeln Sie Ihre Strategie für mobile Endgeräte. Und als vierten und letzten Punkt, setzen Sie diese Strategie wirklich konsequent um. Und alles vier gehört zusammen und wenn ich jetzt hier einmal anfange bei dem Thema Ausgangssituation, die Frage ist, wie ist die heutige Arbeitsweise in den Bereichen, wo über die Einführung von iPads nachgedacht wird. Mit welchen Systemem wird gearbeitet, was wird dort gemacht und auch die Frage, was funktioniert besonders gut, was soll auch beibehalten werden, oft werden gut funktionierenden Abläufe kaputt gemacht und das macht überhaupt keinen Sinn. Viel wichtiger ist aber die Frage, was kann man weglassen. Also gerade, wenn man das, und das werde ich am Schluss nochmal ausführen, wenn Sie so konsequent sind und sagen, iPad-only, und das ist meine Empfehlung gerade im Außendienst, setzen Sie das iPad nicht als zusätzliches Gerät, sonder ersetzen Sie ein Laptop damit. Und da sagen viele, das geht nicht, da kann ich doch nicht richtig Excel mitmachen usw. Punkt Nummer 1: Sie können mit dem Excel schon relativ viel machen. Punkt Nummer 2: nicht alles. Punkt Nummer 3: die Frage, ist das denn wirklich verkaufsaktive Aktivität, die mit diesen Excel-Tools da draußen dort vorgenommen wird. Wenn ich gucke bei CocaCola beispielsweise, hatten wir genau diese Diskussion und hier gibt es zwei Ansatzpunkte, zum einen gibt es Pricing-Tools, die die Außendienstler auch draußen brauchen, Verkaufsberater heißen die im Hause CocaCola, die werden in eine App-Form umgesetzt, so dass sie einfach handhabbar auf dem iPad zu bearbeiten sind. Und bei Dingen, die wirklich nicht von dem Vertriebler gemacht werden, die werden einfach weggelassen und werden entweder in den Innendienst verlagert oder komplett weggelassen. Oder auch bei einem anderen Kunden von mir, der Transkome, hier haben wir auch Planungstools gehabt, wo wir gesagt haben, Moment mal, der Außendienstler kriegt einmal im Jahr seine Vorjahreszahlen und auf der Basis plant er das nächste Jahr. Da braucht man kein kompliziertes Pivot- und Analyse-Modell, der braucht eine Excel-Tabelle, wo er die Dinge überschreiben kann. Also „think simple“ – „denken Sie da einfach“. Also da ganz klar zu sagen, was können wir weglassen? Was kann man auf der anderen Seite auch optimieren? Aber nicht im den Sinne von dem Zupacken, sondern was kann man noch schlanker, was kann man noch besser machen. Und immer, wenn Sie was dazu packen, ganz konsequent zu sagen, was kann weg. Jack Welsh beispielsweise hat zu seinen aktiven Zeiten bei GE einmal im Jahr zwei Tage ein Meeting mit seinem Topmanagement gemacht. Hat mir gerade erst wieder mein guter Freund und geschätzter Kollege Frank Asmus erzählt, dass der einmal im Jahr gesagt hat, zwei Tage beschäftigen wir uns nur mit der Frage, was machen wir in der Zukunft nicht mehr. Auch eine Empfehlung, die ich für Sie persönlich nur weiter empfehlen kann. Das heißt die Frage, was können wir weglassen. Welche Anforderung haben die internen und externen Stakeholder. Also die im Innendienst, wenn der Vertrieb damit ausgerüstet wird, aber auch der Service, aber auch die externen Kunden. Und die Frage, woch macht auch der Einsatz von iPads im ersten Schritt besonders Sinn? Also wo haben Sie die sogenannten „Quick-Wins“, also wo haben Sie schnelle Erfolgsergebnisse, die sichtbar sind, wo haben Sie die Piloten, die Sie weiter multiplizieren können? Weil erfahrungsgemäß ist eine schrittweise Einführung, sehr sehr gut, allerdings ohne Sackgassen zu bestreiten.
Das ist so der Part der Ausgangssituation. Auf der Basis geht’s dann darum Ziele zu definieren. Und zwar idealerweise wirklich S.M.A.R.T., also spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Und ein ganz gutes Strukturelement für mich ist, die Balanced Scorecard von Kaplan und Norton. Hier gibt es ja diese vier Perspektiven: finanzielle Ziele, Kundenziele, Prozessziele und die Entwicklungsziele. Und ich bin kein großer Freund diese Ziele paralell zu sehen, sondern so wie in der Strategy Map von den beiden weiterentwickelt, eine kaskadierende Zielentwicklung. Das heißt, die erste Frage ist, welche finanziellen Ziele wollen wir erreichen? Die zweite Frage ist, um diese finanziellen Ziele zu erreichen, also so und so viel Profit beispielsweise Sie machen, welche Kundenziele müssen wir erreichen, also wie viel Umsatz, wie viel Marge müssen wir generieren, wie viele neue Kunden müssen wir in welchen Segmenten dort generieren. Um diese Kundenziele zu erreichen, welche Prozesse müssen denn wie gestaltet werden, also wie müssen sowohl die Verkaufsprozesse, als auch die nachgelagerten Administrationsprozesse und Kundenbetreuungsprozesse optimiert werden. Und abschließend dann also die Entwicklungsziele, wie müssen denn die Systeme und die Mitarbeiter weiter entwickelt werden, um diese Prozesse umzusetzen. Weil wenn die IT-Systeme und die Mitarbeiter entsprechend entwickelt sind, können diese Prozesse optimal ausgeführt werden, damit werden die Kundenziele erreicht und die finanziellen. Das ist die Grundidee der Strategy Map und damit eine, wie ich finde, sehr gute Weiterentwicklung der Balanced Scorecard und einfach etwas, mit dem man sehr schön Dinge herunterbrechen kann und ganz klar sagen kann, wozu tun Sie etwas und wie zahlt Ihre Aktivität auf diese Ziele ein. Das heißt, hier ganz klar zu sagen, Ziele zu definieren und ich empfehle immer die BSC – die Balanced Scorecard. Ein Beispiel, das darf ich ja nennen mal, es ist ein YouTube-Video auch öffentlich kommuniziert, von Ulrich Nehammer, denn Sie auch von CocaCola Deutschland und vom Kollegen Franke, dem CEO, und die beiden Ulrich Nehammer und Herr Franke von CocaCola haben klar kommuniziert mit dem iPad 20-25% Erhöhung der Vertriebsproduktivität. Das ist eine Hausnummer und nur so viel gesagt, dieses Ziel ist bei CocaCola sogar in vielen Bereichen übertroffen worden. Oder auch ein weiteres Beispiel, die Durchlaufzeit eines Auftrages von einer Woche auf einen Tag zu reduzieren, also hier Prozessziele, die aber klar nicht der Sache selbst dienen müssen, sondern auch immer wieder einzahlen müssen auf ein Kundenziel und letztendlich auf ein finanzielles Ziel. Ich fand das ganz interessant, vor zwei Jahren war ich auf einem Vortrag von Professor Kästen, wo es um das Thema von Multiprojekt-Management bei Dr. Öttker zum Beispiel ging, und die haben mal darüber diskutiert, wie man Projekte bewerten kann. Schwerpunkt IT aber auch andere Projekte und letztendlich kam heraus, dass der letztendliche Maßstab wirklich der finanzielle Beitrag sein muss auf den das letztendlich einzahlt, so weit nicht mehr kurzfristig, aber mittelfristig und das ist wirklich etwas, mit dem man das auch quantifizieren kann. Das ist nicht immer einfach, aber wichtiger ist eine Quantifizierung zu erarbeiten als zu sagen, das geht nicht. Und Sie kennen ja den Spruch, was man nicht messen kann, kann man auch nicht managen. Wichtig ist, wenn Sie diese Ziele definiert haben, ist die Frage, ein nächster Step, die Strategie zu entwickeln. Und bei der Strategie ist immer die Frage, wie können die Ziele erreicht werden? Und bei iPad-Projekten sind die wesentlichen Fragen hier, machen Sie das Ganze Inhouse, also wenn es um das Projektmanagement geht, wenn es um das Thema Appentwicklung geht, oder sourcen Sie das aus. Und das kann man durchaus auch im Teilbereich machen, also beispielsweise bei der Firma Transkome bin ich der Gesamtprojektleiter für das Thema der iPad-Einführung. Das ganze Shift vom Thema Notebooks auf das Thema iPad und hier haben wir zusätzlich noch eine externe App-Entwicklungsagentur, mit der Transkome schon länger zusammen arbeitet, die die App-Entwicklung macht. Bei CocaCola beispielsweise gibt es zum einen aus dem internationalen Bereich Atalanta schon eine Vorgabe die dort heißt Sales Force und es gibt mit USL einen sehr professionellen Implementierungspartner in Berlin, der auf Basis von Sales Force hier eine sehr schöne individuelle Lösung macht. Dann gibt es ein Partner für das Thema Mobile-Device-Managementsystem und ich begleite das Haus CocaCola bei der Frage, welche Apps, welche organisatorischen Rahmenbedingungen man braucht und das zeigt auch die Erfahrung. Holen Sie sich die Spezialisten für Ihre Projekte, weil Sie diese für spezielle Sachen brauchen. Brauchen Sie nicht dauerhauft, sondern zeitweise, sehr Spitz-Spezialisten rein, die idealerweise solche Dinge schon mal gemacht haben und nicht bei Ihnen das erste Mal experimentieren.
Dann noch die Frage, arbeiten Sie mit den eigenen Apps, arbeiten Sie mit Standard-Apps, wenn ja, mit welchen? Arbeiten Sie mit den offenen Mobile-Device-Managementsystemen oder eher mit einer Container-orientierten Lösung. Diejenigen die sagen, was ist denn das Mobile-Device-Management, schauen Sie einfach mal in die Vormonate, wir haben auch dieses Thema Mobile-Device-Managementsystem sehr intensiv hier dort behandelt. Auch die Frage, wie regeln Sie die Privatnutzung, wie greifen Sie auf Hintergrundsysteme zu und letztendlich auch die Frage bei der Strategie gehen Sie iPad-only? Und ehrlich gesagt, ich bin mittlerweile der festen Überzeugung, gerade im Vertrieb, das einzige, was dauerhauft wirklich sinnvoll ist, ist iPad-only. Weil dann gibt’s ein Druck durch den Außendienst, dass er wirklich sich damit beschäftigt, dass er damit arbeitet. Dann entsteht der Druck, dass bestimmte Dinge vielleicht nicht auf dem Tablet gehen, die Sie dann eben weglassen müssen. Wenn Sie immer noch die Vorwegposition mit den Laptos haben, dann haben Sie auch immer doppelte Entwicklungsaufwände, Sie haben dann, das es wirklich nicht richtig genutzt wird, also deswegen und wenn ich mir dieses Thema bei CocaCola beispielsweise anschaue, wenn ich mir das Thema anschaue bei der Transkome, bei diesen Kunden ist es sehr klar uns sehr klar auch kommuniziert, dass nach einer Übergangsphase, damit man sicher ist, dass die Systeme auch laufen, die Laptops abgegeben werden und dass dann nur iPads zur Verfügung stehen.
Ich habe einen anderen größeren Kunden, da ist das nicht so in der Konsequenz, da sieht man, ist es deutlich schwieriger, dass man wirklich in die Umsetzung und Nutzung dieser Systeme kommt und da ist es häufig eine Add-on, was nicht unbedingt die Profitabilität und die Produktivität unmittelbar steigert, sondern häufig auch Kosten nur dazu packt.
Und letztendlich nach der Frage Ausgangssituation, Ziele definieren, Strategien entwickeln, geht es darum die Strategie auch konsequent umzusetzen. Und da wie gesagt, meine Empfehlung iPad-only. Sind Sie da ganz konsequent, dass Sie sagen, was kann weg, bevor Sie sagen ich brauche noch irgendwo ein PC. Es geht gerade im Vertrieb auch anders. Sie können zur Not natürlich auch remote auf PC-Systeme zugreifen. Ich sage aber bewußt zur Not, mein Kunde DATEV nutzt das in seinem Steuerberatungsbereich. Das macht auch Sinn wenn ein Steuerberater beim Mandant mal auf eine Buchhaltung draufgucken möchte. Ja, Buchhaltung geht ja nicht und genauso man merkt bei diesem System einfach, dass sie für größere Bildschirme und für Maus- und Tastatur-Bedienung gebaut sind und nicht für die fingeroptimierte Fläche des iPads.
Also hier denken Sie dran und wenn Sie nur einen Impuls hiermit rausnehmen aus diesem Thema, denken Sie an zwei Dinge: wozu wollen Sie das Ganze und setzen Sie mal ganz konsequent durch und deklinieren Sie es mal durch und stellen Sie sich mal die Frage was würde passieren, wenn wir nur noch mit iPads und nicht mit Laptops, vor allen Dingen im Außendienst, arbeiten würden.
Die angesprochenen Links, auch YouTube-Vidoes zu CocaCola, die öffentlich sind, werde ich Ihnen sehr gerne wieder auf der Seite zum Podcast verlinken, so dass Sie reinschauen können. Es gibt von der Firma G.U.T. übrigens einen ganz guten Kalkulator wo Sie nachrechnen können, was sind denn so Kosten von mobilen Endgeräten. G.U.T. ist ein führender Anbieter von Container-basierten Mobile-Device-Managementsystemen. Und die haben einen sehr guten Kostenkalkulator, wo Sie eine Idee davon kriegen, was so mobile Endgeräte draußen kosten. Und dann sehen Sie relativ schnell, dass es wichtig ist, dass sich diese Kosten und diese Investitionen möglichst schnell amortisieren.
Um diese Links zu bekommen melden Sie sich einfach an bei www.iPad4productivity.com, dann kriegen Sie sofort den Themenplan wo Sie sehen, wann sind welche Episoden in der Vergangenheit schon zu welchen Themen ausgestrahlt worden, welche sind zukünftige und Sie kriegen dann einmal die Woche sofort eine Info, welche neue Eipsode für Sie da ist mit den dazugehörigen Links und mit dem Transkript. Wenn Sie Fragen, wenn Sie Anregungen haben, freue ich mich natürlich auch, wenn Sie mir eine E-Mail schreiben auf t.jekel@jekelteam.de.