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Nachdem wir im März den Schwerpunkt Datenaustausch behandelt haben, geht es im April um Konzepte, Tipps und Apps für die Steigerung der persönlichen Produktivität mit dem iPad.
Diese Woche geht es um darum, wie Sie der E-Mail-Flut Herr werden. Bei Rückfragen und Themenwünschen freue ich mich über Ihre E-Mail an t.jekel@jekelteam.de.
Herzlich produktive Grüße
Ihr
Hier finden Sie die in der Episode angesprochenen Links:
Buchtipp: Never check E-Mail in the morning
Video mit E-Mail-Tipps:
Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und lasse daraus erst im Nachhinein das Transkript erstellen.)
Und auch diesen Monat gibt es einen inhaltlichen Schwerpunkt. Sie erinnern sich im März, im letzten Monat hatten wir uns den Schwerpunkt Datenaustausch einmal gemeinsam angesehen und der Schwerpunkt im April ist das Thema „Tipps für Ihre persönliche Produktivität“.
Was heißt das Thema „persönliche Produktivität“ in dem Verständnis des Podcasts. Zum einen Tipps, damit Sie für sich persönlich produktiver werden, zum zweiten aber auch Tipps für die Produktivität im Team. Und die meisten von Ihnen werden sicherlich sehr technische Tipps von mir erwarten, als der Experte für den produktiven Einsatz des iPads im Unternehmen, und Sie werden sich wundern, ich werde Ihnen ein paar Old-School-Basics mitgeben, wo der eine oder andere vielleicht sagen wird, mhm, das kenne ich doch schon lange, was der Herr Jekel da erzählt. Auf der anderen Seite beobachte ich immer wieder, wie wenige diese Prinzipien wirklich umsetzen und was ich auch immer wieder beobachte ist, dass Elektronik häufig eher zu schlechterer persönlicher Organisation führt als zu besserer. Das heißt, es wird häufig die elektronische Toolbox als die Traum- und Ideallösung gepriesen, um alle organisatorischen Themen hinzubekommen und meine Erfahrung ist eher, wenn sie vorher schlecht organisiert sind, dann werden Sie mit Technik noch schlechter organisiert sein, weil viele Dinge nicht sichtbar sind, weil der Speicherplatz erstmal so anscheinend unbegrenzt ist und das verleitet zu zu wenig Disziplin. Und das hört sich zwar langweilig an, aber Selbstdisziplin ist der Hauptschlüssel zu einem guten persönlichen Ziel- und Zeitmanagement und damit Ihre persönliche Produktivität zu steigern. Wir schauen uns in April folgende Bereiche einmal an: Wir schauen uns den Bereich E-Mail an, das werden wir diese Woche tun, wir werden uns in der nächsten Wochen anschauen, wie Sie sich idealwerweise mit dem Kalender organisieren. Wir werden uns gemeinsam anschauen, wie Sie Ihre Kontakte idealerweise im Blick haben und werden noch einmal als Wiederholung, Zusammenfassung und Abrundung des letzten Monats das Thema Dateimanagement anschauen, wie Sie sich denn persönlich idealerweise Dokumente mitnehmen können.
Starten wir einmal mit dem Schwerpunktthema dieser Woche – Thema E-Mails. Und hier schauen wir uns folgende Bereiche einmal an: zum einen schauen wir uns an, wann bearbeiten Sie E-Mails, wir schauen uns an, wie Sie E-Mails auf allen Systemen synchron halten können, weil das ist eines der entscheidenden Grundprinzipien das Sie einhalten sollten, wir schauen uns einen idealen Workflow für E-Mails an und dann schauen wir uns noch einmal gemeinsam E-Mail-Tipps an, zu denen auch ein Video auf der Seite zu diesem Podcast für Sie geben wird.
Frage: Wann bearbeiten Sie E-Mails? Und hier gibt es eine ganz interessante und aktuelle Studie von McKinsey, die Unternehmensberater, und die haben einmal analysiert, wie viel Prozent unserer Arbeitszeit so zirka für E-Mails drauf gehen. Was schätzen Sie? Vielleich mal kurz in sich gehen, es sind 82% unserer Arbeitszeit. Das heißt, ein Drittel des Arbeitstages, ein Drittel der Woche, also mehr als einen Arbeitstag in der Woche verballern wir nur mit E-Mails. Und ich sage bloß „verballern wir“. Weil welche Art sind die E-Mails im Regelfall. E-Mails sind im Regelfall C-Aufgaben, das heißt, diejenigen die schon mal bei einem sehr geschätzten Kollegen und Freund von mir, Prof. Dr. Lothar Seifert, zum Thema Zeitmanagement im Seminar oder Vortrag waren, kennen das – die Eisenhower-Matrix, bei der Sie zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterscheiden. Und die dringenden und wichtigen Aufgaben sind die Aufgaben, die Dinge die nicht so dringend sind, aber sehr wichtig sind, die Sie langfristig Ihren persönlichen Zielen weiter bringen sind B-Aufgaben. „D“ übersetze ich immer gerne mit „Donne“, also für Mültonne, die sind weder wichtig noch dringend, die sollten Sie idealerweise eliminieren und dann gibt es viele viele Dinge, die sind super super super dringend, sind aber im Regelfall nicht wichtig. Und dieses Unterscheiden zwischen dringend und wichtig das gelingt ganz wenigen Menschen, weil dringend schaut meistens aus als wäre es wichtig. Und das Fiese ist, dass einfach 80% der E-Mails C-Aufgaben beinhalten, erstens, Sie arbeiten für andere Menschen, weil die wollen etwas von Ihnen und zweitens dann auch mit Dingen die für die besonders wichtig sind aber halt nicht für Sie wichtig sind. Also ein ganz ganz wichtiges Thema, also das heißt hier die Frage, welche Aufgaben sind das dann und dann ist auch die Überlegung, macht das den Sinn damit morgens zu starten? Und das tun die meisten. Also die meisten der Führungskräfte und Wissensarbeiter, die ich so begleite als Coach auch beim Thema persönliche Produktivität optimieren, starten Ihren Tag ganz entspannt mit den E-Mails. Und ich weiß nicht, wie Ihnen das geht, dann ist es häufig so, dass, natürlich geht Ihnen das nicht so, aber vielleicht kennen Sie jemand bei dem das so ist, dass Sie dann so irgendwie um 11 Uhr sagen, Mensch, was habe ich denn eigentlich heute geschafft? Und da gibt es ein Buch von einem sehr geschätzten Kollegen von mir, Judy Morgenstern, die hat ein Buch geschrieben „Never check E-Mail in the morning“. Sagen Sie da, da kann man ein ganzes Buch dazu schreiben?!? Ja. Und das ist auch sinnvoll, weil, und vielleicht kennt der eine oder andere von Ihnen jemand der morgens seinen Arbeitstag mit E-Mails beginnt, Sie natürlich nicht, weil Sie natürlich zuerst mal die Dinge machen, wo Sie ungestört sind, wo Sie wirklich an Ihren persönlichen Prioritäten arbeiten und die haben Sie im Regelfall nicht im E-Mail-Posteingang. Denken Sie mal darüber nach, das Schöne ist, und es gibt mittlerweile und darauf werde ich im Laufe dieser Episode nochmal darauf kommen, eine sogenannte VIP-Funktion auf dem iPad, das heißt, was ich als häufigsten Einwand immer höre… jaa, es gibt doch ganz ganz wichtige E-Mails, das habe ich übersehen. Ah, ich bin bei Ihnen, es gibt ganz ganz wichtige E-Mails, gar kein Thema. Ich vergleiche das immer gerne mit dem Feuerwehrnotruf. Wenn dort der Anrufer laufen würde und die würden drauf eine Ansage haben und die hieße, wir hören unser Tonband einmal am Abend ab, dann wäre das sicherlich nicht zielführend, dann ist die Bude abgebrannt, bis die Feuerwehr das abgehört hat. Aber wie viele dieser Dinge sind wirklich so wichtig? Und wenn Sie einen wichtigen Kontakt haben, dann können Sie sich das so einstellen, dass Sie dann eine Nachricht bekommen. Also dieses ganze Thema Push-Notification, Gebimmel, Geblinke, Gehupe, also die rote LED von Blackberry, alles Dinge, die ich als einer der ersten Dinge immer deaktiviere, weil nicht nur, dass Sie am Start des Tages dort falsch priorisiert sind, wenn Sie mit E-Mails anfangen, auch unterwegs immer. Also ich kenne das immer so, dass jeder alle fünf Minuten hektisch auf sein iPhone guckt, es gibt Untersuchunge die sagen, wir schauen zirka 200 Mal am Tag auf unser Smartphone. Das wird mit der Apple Wacht nicht besser, dann gucken wir wahrscheinlich 400 Mal auf die Uhr und das Schöne ist, man kann diese Nachrichten ja sinnvoll nutzen, so wie sie standardmäßig von den IT-Freaks eingestellt sind, machen allerdings keinen Sinn. Weil dann sind Sie so eingestellt, dass wegen jedem kleinen Scheiß eine Nachricht bekommen. Und Sie sollten die so einstellen, dass sie nur für die wirklich wichtigen Dinge eine Nachricht bekommen, dann macht das Sinn. Es gibt den berühmten Sägezahneffekt. Jeder hat davon schon gehört, alles ohne Kamellen sagen wir, aber es hält sich keiner daran.
Also wenn ich mal gucke, ich habe nur seit 1988 angefangen bei Nixdorf zu arbeiten. Und da saß mein Chef, damals Gruppenleiter im Verkauf, der saß vorne in der Ecke im Großraumbüro. Und neben seinem Schreibtisch waren so die Postkörbchen. Und wenn ich da alle fünf Minuten vorbei gelaufen wäre und mal geguckt hätte, ist denn mal etwas in dem Postkorb drin und die Werbebriefchen rausgenommen hätte, ich glaube spätestens bei dritten Mal hätte mich mein Chef zur Seite genommen und hätte gefragt, sag mal, haben wir uns allerdings schon mal über Ihre Arbeitsorganisation unterhalten? Witzigerweise machen wir genau das mit unseren Smartphones, wir gucken alle Nase lang nach, ob eine neue E-Mail da ist. Und es gibt wissenschaftliche Untersuchungen die zeigen, dass Sie bis zu 20 Minuten, und selbst wenn es nur 10 oder wenn es nur 7 sind, dass Sie bei jeder E-Mail bis zu 20 Minuten wieder brauchen, um auf den gleichen Produktivitätslevel wieder drin zu sein. Und wir Menschen sind nunmal so, dass wir uns gerne ablenken lassen. Ich bin das genauso. Und ich muss da höllisch aufpassen dabei und deswegen ist es wichtig einfach zu blocken und das Sie sagen, wenn Sie E-Mails machen, erstens, nicht morgen starten, zweitens, idealerweise nur in einem Block. Wenn Sie am Anfang gar nicht aushalten, machen Sie zwei Blöcke. Wichtig ist auch das Erwartungsmanagement im Unternehmen. Sage ich immer ganz klar, auch darüber zu reden und zu kommunizieren, wie man damit umgeht. Also, wenn mich beispielsweise ein Mitarbeiter anruft und fragt, Chef, hast du schon die E-Mail gelesen, dich ich dir vor fünf Minuten geschickt habe? Dann macht er das genau einmal. Dann wird er nämlich nicht lange machen. Es kann ja nicht sein, dass dort Parallelkommunikation stattfindet, das heißt hier, wenn es Dinge gibt, die dringend sind, dann gibt es noch auch ein Telefon, da kann man auch noch eine SMS schicken, aber sonst halte ich es immernoch für völlig in Ordnung für eine E-Mail eine Response-Zeit von einem Arbeitstag zu garantieren. Und wenn Sie dort nicht alle Nase lang immer wieder rein- und rausspringen, dann werden Sie merken, dass Sie das sogar leichter einhalten, als wenn Sie denken, Sie müssten alle fünf Minuten Ihre E-Mails schnell beantworten. Wichtig ist Erwartungsmanagement, im Zeifelsfall mit den Absendern reden, wenn es dort Beschwerden gibt. Also nie morgens damit starten, nie das Thema alle Minuten dort immer durchgehen, sondern zu blocken.
Also wenn ich das beispielsweise, also wenn ich ein Bürotag habe, dann mache ich die E-Mails einmal am Tag als vorletzten Block am Tag. Das letzte ist meine Tagesplanung, davor mache ich das nicht. Das heißt, wenn ich dann irgendwo 16 bis 17 oder 18 Uhr meine E-Mails mache, dann jeder der mir eine E-Mail an dem Tag geschrieben hat, bekommt Sie auch innerhalb des gleichen Tages sogar noch zurück, sonst hat er Sie am nächsten Morgen in seinem Posteingang immernoch unter 24 Stunden. Schickt er erst abends, hat das auch innerhalb von 24 Stunden, also vor dem Hintergrund entsprechend das Ganze wirklich blocken. Wenn Sie unterwegs sind, dann macht das durchaus auch Sinn, Reisezeiten zu nutzen für E-Mail zwischendurch, das ist auch etwas was ich mache, wenn ich unterwegs bin. Da ist das iPad besonders gut geeignet. Das perfekte Gerät dafür finde ich ist immernoch das iPad-Mini mit einer Extra-Tastatur, da haben Sie wirklich einen kleinen Mini-Laptop, da können Sie wunderbar zwischendurch Ihre E-Mails machen.
Ein wichtiger Grundsatz ist, halten Sie Ihre E-Mails auf allen Systemen synchron. Sie werden wahnsinnig, wenn Sie Ihre E-Mails doppelt oder dreifach bearbeiten müssen, hierzu gibt es auch eine Untersuchung, dass wir durchschnittlich eine Stunde am Tag teilweise dadurch verballern, dass Systeme nicht sauber synchronisiert sind. Einige Studien sagen eine Stunde die Woche, aber selbst das wäre zu viel, weil wenn Sie überlegen, wenn Sie 25 Wochen haben, 25 Stunden, die kann man auch durchaus anders verwenden als dort mit irgendwelchen doppelten E-Mails sich rumzuschlagen. Wie können Sie das machen? Im Firmenumfeld empfehle ich immer Exchange oder Lotus Notes zu arbeiten, damit haben Sie alle Ihre Outlook- bzw. LotusNotes-Daten synchronisiert. Hierzu gerne auch nochmal in die vorherige Episode reinhören, da habe ich das Thema einmal explizit und etwas ausführlicher dort behandelt. Exchange ist mittlerweile übrigens auch im Privatkundenbereich durchaus verfügbar. Zum Teil durch Ihre Provider, die Sie vielleicht haben, wenn Sie die private Webseite haben, also 1und1 beispielsweise, wenn Sie eine Webseite haben, dann ist häufig schon ein Exchange-Postfach dabei, oder es gibt mit Office 365 ein sehr gutes Angebot von Microsoft, hier erhalten Sie Micrsofort-Lizenzen, Sie können auf die Office-Applikationen des iPads sehr gut zurückgreifen und diese vollständig nutzen, und Sie krigen noch ein sogennantes Hosted-Exchange dafür. Und das Ganze für unter 10 Euro in der kleinsten Variante, also ein, wie ich finde, vernünftiges Angebot. Im Privatbereich durchaus noch als Archive zu empfehlen, die Services von Google und iCloud, also bei iCloud kriegen Sie eine eigene Adresse zugeordnet und bei Google auch, also das heißt, hier für privat aber wunderbar können Sie alles synchron halten und alle drei Dienste erlauben Ihnen nicht nur Ihre E-Mail synchron zu halten, sondern auch Ihre gesamten anderen Outlook-Daten, also auch Kalender, Kontakte, Ihre Aufagben können Sie darüber synchron halten. Also das ist ein ganz wichtiges Grundprinzip, was Sie auch immer wieder von mir schon gehört haben und was Sie auch immer wieder hören werde, weil es ist auch eines der wichtigsten Grundprinzipien immer zu gucken, dass Sie auf enem System die Daten immer nur speichern, also einen Speicherort haben, aber von allen Ihren Systemen auf Ihre Daten zurückgreifen können.
Wenn Sie jetzt E-Mails beantworten, wie ist dann der optimale Workflow, was sind die Grundsatzdinge. Punkt Nummer 1: Ein E-Mail-Block als vorletzte Aktivität am Tag vor der Tagesplanung für den nächsten Tag. Dann gibt es ein Grundprinzip, am Abend, also am Ende der E-Mail-Bearbeitung sind zwei Ordner leer, also der Posteingang und es ist leer gesendet. Sagen Sie, wieso das denn? Hat mehrere Punkte, zum einen, wenn der Posteingang, wenn Sie den nicht komplett leeren, sondern er immer voll bleibt und bei Einigen kenne ich Postfächer mit 4-5 Tausend E-Mails drin. Was machen sie? Sie scannen die immer wieder durch. Das ist wie, wenn Sie einen Stapel mit Post hätten und Sie würden den immer nur oben drauf stapeln, das brauchen Sie nicht, weil Sie auch nicht, was Sie nicht brauchen schmeißen Sie weg, die Dinge die Sie bearbeiten sind erledigt und der Haufen ist abends idealerweise leer. Ich weiß nicht, ob Sie schonmal so ein Assessment-Centre gemacht haben und ich habe das einmal als Beobachter und einmal im Training gemacht und einmal live als Teilnehmer gemacht und das wesentliche Thema ist die Postkorbübung. Und ich sage immer jeder sollte mal in einem AC eine Postkorbübung machen und das Ganze auf die elektronische Welt übertragen, dann machen Sie wirklich effiziente Postbearbeitung.
Und wie schaffen Sie das, dass es leer ist. Also erstens natürlich Block, zweite Stufe ist löschen. Durchgehend zu sagen, was sind E-Mails, die Sie löschen können. Und wenn Sie merken, das sind E-Mails, die Sie immer wieder löschen, wenn das Newsletter beispielsweise sind, dann bestellen Sie die ab, oder wenn es E-Mails sind wo Sie sagen, die haben Sie regelhaft im Sinne von Newslettern beispielsweise, die für Sie interessant sind, wenn Sie sie nicht mehr nutzen, löschen. Wenn Sie sie weiter nutzen wollen, dann richten Sie sich Regeln ein, idealerweise Server-basiert, so dass Sie auf allen Ihren Systemen diese E-Mails automatisch untersortiert bekommen. Also ich habe beispielsweise einen Unterordner „Newsletter zum Thema Mac und iPhone/iPad“ und da habe ich fünf-sechs-sieben Newsletter abonniert und alles, was dort in diesen Bereich kommt, wird automatisch in diesen Unterordner geschoben. Und diesen Unterordner scanne ich, wenn ich eine Bürowoche habe, was ich selten habe, nur einmal die Woche am Freitag, und wenn ich unterwegs bin, zwischendurch in Reisezeiten gucke ich einfach nach, was da für interessante Dinge sind. Wenn Sie wundern, wie schlank auf einmal Ihr Posteingang dadurch wird. Also – löschen. Beim Löschen gucken, wo Sie was abbestellen können, beziehungsweise was Sie durch Regeln vororganisieren können. Weitere intelligente Regel ist die CC-Regel. Es gibt so einige Organisationen, da gibt es so eine CC-Unkultur, dass unheimlich viele E-Mails ins CC geschickt werden. Zum einen Führungsthema, also die Amerikaner sagen ja auch, das sind soggenante CYA-E-Mails. Sie werden das vielleicht kennen – Cover Your Ass also „den Arsch retten“ auf Deutsch gesagt, das heißt, es geht darum sich intern irgendwie abzusichern und als ich angefangen habe zu arbeiten, musste ich um eine Kopie zu machen in den Kopierraum gehen, ich musste selbst tun, ich hatte oft das Pech, dass das Papier alle war, da gab es noch keine Sorter in 1988, da musste ich das manuell sortieren, dann musste ich das in Hauspostumschläge packen und dann in solche Fächer verteilen. Und glauben Sie mir, ich habe mir das dreimal überlegt, wer das alles braucht. Und genau so sollte Sie auch denken, bevor Sie eine CC schreiben, wenn überhaupt, wer braucht das Ganze. Und meistens können Sie die Frage so beantworten… „braucht keiner“. Auch das Thema, wenn Sie löschen, was passiert im Zeifelsfall, wenn Sie eine E-Mail löschen? Also lieber etwas großzügiger löschen, als dort hinterher zugemüllt werden. Die Mac-Anwender unter Ihnen, ich habe das vor Kurzem auch selbst erlebt, da habe ich einmal ein bissl zu viel gelöscht, da gibt es mit der Time Capsule eine wunderbare Datensicherungsmöglichkeit, die auch im E-Mail-Programm funktioniert. Das heißt, Sie können jederzeit, tageweise zurückgehen und sich einzelne E-Mails in Postfächern jederzeit wiederholen, überhaupt gar kein Thema, also lieber hole ich mir noch mal etwas aus der Time Machine zurück und für Windows gibt es ähnliche Lösungen, nicht ganz so komfortabel aber gibt es auch, aber lieber mal wieder was holen oder denjenigen nochmal ansprechen, oder im Zeifelsfall spricht er Sie nochmal an und sagt, was war mit dem Thema. Also erste Entscheidung – löschen, löschen, löschen.
Das was dann überbleibt, da gibt es dann von David Allen, ja das Grundprinzip „Getting Things Done“ und bei „Getting Things Done“ David Allen sagt immer, zu prüfen kann ich es innerhalb von zwei Minuten sofort erledigen. Ich sage Ihnen mal, wenn Sie es innerhalb von fünf Minuten erledigen können, weil zwei sind immernoch sehr knapp, dann erledigen Sie das sofort. Was ist der Grund dafür? Dann ist nämlich die Planungszeit, also die Zeit die Sie brauchen, um diese E-Mail irgendwo zu sortieren und zu planen, länger als Erledigungszeit. Also innerhalb von fünf Minuten erledigt war – machen Sie sofort! Und wichtig eben halt an einem Block am Tag und idealerweise nicht gleich morgens. Alles, was Sie dann sofort bearbeiten oder weiterleiten, heißt, wenn Sie das beantworten / weiterleiten ist ja immer die ursprüngliche E-Mail in der gesendeten E-Mail mit enthalten, so sollten Sie das auch einstellen, wenn das nicht so eingestellt ist. Das heißt, die eingegangenen können Sie löschen und dann gehen Sie in den gesendeten Ordner sofort in dem Moment, wo Sie es gesendet haben, gehen Sie danach in den gesendeten Ordner und dann entscheiden Sie, brauche ich die E-Mail nochmal zum Nachhaken beispielsweise, wenn nein – löschen! Weg mit dem Ding. Wenn Sie es noch brauchen, dann schieben Sie es bitte in einen Unterordner für den es relevant ist. Das heißt, wenn Sie Dinge delegieren an die Mitarbeiter, eine Idee ist beispielsweise, dass Sie pro Mitarbeiter einen Unterordner haben, Oberstruktur heißt Delegationen, haben Sie pro Mitarbeiter einen Unterordner, da schieben Sie es rein. Und wenn Sie mit dem Mitarbeiter, mit der Mitarbeiterin oder mit dem Chef, geht genauso rum sprechen, dann haben Sie die E-Mails, die Sie dort entsprechend nachhalten. Finden Sie dann viel schneller, als wenn Sie zwischen 3.000 gesendeten E-Mails dadurch gehen. Und glauben Sie mir auch die Suche wird irgendwann langsam und unübersichtlich, wenn Sie dazu viele Sachen drin haben. Das heißt, dann ist im gesendeten Ornder entweder löschen oder weg. Somit sind die beiden dann entsprechend leer. Und wenn Sie das eben noch brauchen, wie gesagt, immer hinterfragen, brauche ich es wirklich, das Schöne ist, ich habe auch schon öfter die Mitarbeiter angerufen und habe denen gesagt, können Sie mir die E-Mail nochmal schicken, die ich Ihnen letzte Woche geschickt habe, weil die meisten Leute, natürlich nicht Sie, sammeln natürlich jede E-Mail und dann können Sie die darüber sich auch nochmal entsprechend holen. Also, blocken, löschen, sofort bearbeiten, oder wenn es nicht geht, entsprechend einen Unterordner planen. Hier gibt es einge ganz einfache Möglichkeit. Dinge, die Sie heute noch erledigen wollen, die packen Sie gleich in den Ordner „H“ für heute, „M“ für morgen, „NW“ für nächste Woche und dann kann man noch überlegen, ob man für nächsten Monat noch was macht und dann gibt es einen Ordner irgendwann. Wichtig ist nur bitte, nicht in dem Posteingang lassen, weil wenn Sie es im Posteingang lassen, scannen Sie das immer wieder und dann lesen Sie die E-Mail fünf-sechs-sieben-acht-neun mal, das ist erstens ineffizeint, zweitens, frustriert Sie es irgendwann. Und so haben Sie Abend wirklich, das Prinzip heißt „Zero-Inbox“, und egal mit welchem System Sie arbeiten, das ist wichtig, dass Sie das machen, das ist… gibt auch eine Untersuchung, die heißt „Selbstwirksamkeit“, also das Sie das Gefühl haben, dass Sie was schaffen. Das nimmt extrem ab, wenn Sie immer mit E-Mails überlaufen und auf der anderen Siete ist es extrem befreiend, wenn Sie sagen, Sie haben abends einen leeren Schreibtisch in der echten Welt und Sie haben einen leeren Schreibtisch in der digitalen Welt. Und ja, das wird Ihnen jeden Tag gelingen, aber Sie sollten spätestens am Ende der Woche gucken, dass Sie dann wieder auf Zero sind.
Noch ein paar konkrete E-Mail-Tipps, zum einen beim iPad gibt es eine wunderbare VIP-Funktion, das heißt, die Grundidee ist, im Posteingang können Sie dort auf einen Absender drauf tippen, einen E-Mail, die Sie haben und sagen zu VIP hinzufügen. Dann haben Sie in Ihrem Posteingang, in der Liste gibt es einen Postfach, das heißt VIP. Und wenn Sie da drauf tippen, sehen Sie nur die E-Mails, der VIP-Kontakte. Und Sie können sich Ihre Hinweise, die Mitteilungen iOS sogar so einrichten, dass Sie nur dann, wenn Sie eine neue ungelesene E-Mail von einem VIP haben, dass Sie nur dann diese rote Zahl sehen. Weil wir sind da wie die Pawlowschen Hunde. Wenn wir die rote Zahl sehen, springen wir da drauf. Es gibt sogar wissenschaftliche Untersuchungen, die zeigen, dass die gleichen Gehirnareale aktivier werden als wenn der Säbelzahntiger hinter Ihnen steht, das erzeugt wahnsinnig Stress, das ist unheimlich unproduktiv und dann machen diese Mitteilungen nur dann Sinn, wenn Sie sie wirklich krigen, also wenn es wirklich richtig ist. Und dann gehen Sie nicht auf das E-Mail-Programm, sondern dann nutzen Sie Mitteilungszentrale, das heißt, Sie ziehen von oben nach unten den Finger runter und dann können Sie sehen, das sind meine VIP-E-Mails. Es wird mit Sicherheit auch auf der Apple-Watch relativ schnell so einstellbar sein, dass Sie diese VIP-Mails auf der Uhr sehen, wenn Sie die haben, dann macht das auch Sinn, weil dann müssen Sie nur dan gucken, wenn Sie wirklich sehen, okay, das ist eine richtige VIP-E-Mail. Also wichtig ist auch diese ganzen Mitteilungen, diese ganzen Dinge richtig einzustellen. Es gibt auch die Möglichkeit, wenn Sie in der E-Mail-Applikation von iPad sind, gibt es ganz oben eine Schaltfläche „Bearbeiten“, wenn Sie dadrauf tippen, dann können Sie sich auch Ihre Favoritenordner definieren, die Sie dort links sehen wollen. Was ich Ihnen empfehle, aktivieren Sie ungelesene, aktivieren Sie das Postfach gesendete und Sie können sich auch zu Kunden beispielsweise einzelne Unterordner über den Befehl „Postfach hizufügen“, dort mit als Shortuct auf diese Leiste legen, dann haben Sie diese Dinge sehr schnell im Zugriff. Ich arbeite beispielsweise auch mit einem Postfach, es heißt „Tel“, das heißt, wenn ich eine E-Mail habe, wo ich weiß, das muss ich nur mal zurückrufen, schiebe ich die einfach in diesen Unterordner „Tel“ und wenn ich dann Zeit habe zum Telefonieren, brauche ich nur einmal auf der Favoritenleiste auf den Ordner „Tel“ tippen und dann habe ich alle E-Mails wo ich weiß, da muss ich nochmal nachtelefonieren. Also bei Favoritenordner dort entsprechend arbeiten.
Ich sprach es vorhin schon an, arbeiten Sie mit Regeln, idealerweise auf dem Server, das hat für Sie den Vorteil, dass egal ob auf dem PC, auf Mac, auf dem iPhone, auf dem iPad oder sei es auch ein anderes Telefon Ihre Newsletter so untersortiert sind, wie sie dort untersortiert sein sollten, es gibt auch Dienste, es gibt beispielsweise der Dienst „Sane Box“ und Sane Box hat zwei Unterordner, das eine ist „Sane Later“ und das andere ist „Sane News“. Es ist ein sehr intelligentes System und was Sane Box macht ist, es sortiert automatisch Newsletter in einen Unterordner „News“, also das können Sie sich automatisiert machen lassen, weil der ist relativ intelligent und auf Basis Ihrer E-Mails, die Sie haben, hat auch eine relativ gute Erkennung von Dingen, die es nicht so wahnsinnig wichtig sind. Und Sie können jederzeit eine E-Mail reinschieben in diesen Ordner in diese Ordner „Sane Later“ oder „Sane News“ oder von den „News“ in einen normalen Hauptordner schieben, wenn Sie sagen nö, das ist doch wichtig oder unwichtig und da müssen Sie Regeln nicht irgendwie manuell anpassen, sondern einfach per Drag-and-Drop. Drag-and-Drop… klingt gut, Drag and Drop natürlich. Und damit ein Dienst, der Ihnen sehr intelligent Ihre E-Mails aussortiert. Ich nutze den beispielsweise, Sie müssen natürlich schauen, weil hier die E-Mails auf einem amerikanischen Dienst sortiert werden, das heißt natürlich ein Sicherheitsthema, und Sie müssen natürlich für sich entscheiden, inwiefern das Ihren Complience-Ansprüchen entspricht. Es ist verschlüsselt, ist ein sicheres System, aber die E-Mails laufen natürlich nochmal über einen anderen Server, das heißt, nicht für alle Bereiche, wie Bank- oder Versicherungsbereich beispielsweise so nutzbar. Aber durchaus ein ganz interessanter Ansatzpunkt, es gibt auch für PC als auch für den Mac gibt es entsprechende Add-Ons, die Sie sich auf dem Rechner installieren können, wo es auch auf den Rechnern gemacht wird, also auch manchmal sogar ein Denkansatz, ich finde den Server-basierten etwas intelligenter. Sie haben auch dort einen Unterordner der heißt „Sane Blackhole“, also hier können Sie alles reinschieben, was für Sie Spam ist, was Sie nicht mehr sehen wollen. Im letzten Jahr habe ich nämlich einen großen Fehler gemacht, dachte ich, ich sortiere jetzt mal so richtig diese ganzen Spam-E-Mails wie „Buy Viagra for Free“ und sonstige fiesen Spamsachen aus und hab die gesammelt in einem Ordner und bin dan jeweils auf diesen Unsubscribe-Link unten gegangen. Und was ich vor Kurzem von einem sehr geschätzten Kollegen gelernt habe, dass das ein großer Fehler war und, weil nämlich bei diesen Spam-E-Mails, wenn Sie dann unten auf Unsubscribe clicken, die sich freuen und sagen juhuu, das ist eine aktive E-Mail, jetzt spamme ich sie noch mehr zu. Und das ist mir selbst auch passiert. Ende des Jahres… meinen Sie, was ich im Januar für wilden Porno-E-Mails in meinem Posteingang hatte, also da hatte ich die eine oder andere Diskussion mit meiner Frau, zum Glück hatte unsere Tochter auch ähnlich E-Mails im Posteingang, die hat mich dann rehabilitiert und hat gesagt, nein Mama, ich habe auch solche E-Mails, also die kriege ich auch, wenn man nicht auf irgendwelchen Pornoseiten unterwegs ist, also deswegen für so ein Zweck ist „Sane Box“ klasse, weil die schiebe ich dann einfach in „Blackhole“ und dann kriege ich die nie wieder, also sehr sehr angenehm. Das funktioniert sehr sehr gut. Und dann haben Sie in dem Posteingang wirklich nur noch die vorsortierten wichtigen E-Mails. Stichwort vorsortiert, bevor ich mein eingenes Unternehmen gegründet habe, war ich angestellter Geschäftsführer und so als Geschäftsführer hatte ich klassische Sekräterin, die mir Dinge in Brief per Post vorsortiert hat.
Heute habe ich kaum noch Briefpost, also von der Seite her brauche ich keinen mehr, wer mir die Briefpost vorsortiert, aber, exzellente Führungskräfte lassen sich auch die elektronische Post vorsortieren. Und häufig haben ja die Sekräterinen, die Assistenten häufig auch Zugriff auf das E-Mail-Postfach und so kann man ganuso wie in der Papierwelt sagen, erstens, natürlich schon ein paar Dinge automatisiert machen wie Newsletter, aber darüber hinaus auch die Dinge sofort erledigen, wie der Chef gar nicht mehr bearbeteiten muss oder entsprechende Dinge dann schon vorsortieren oder auch im Sinne, wenn es für Besprechung ist, gibt es einen wunderbaren Tipp, den ich in der Episode zum Thema E-Mail und Datenaustausch mal vorgestellt habe, da kann man pro Wochentag einen Ordner erstellen und kann da dann die Meeting-E-Mail reinpacken mit Dokumenten, die Sie dafür brauchen. Also E-Mail kann durchaus ein produktivitätssteigerndes Instrument sein, wenn Sie es mit Verstand umsetzen.
Die besprochenen Links zum Thema „Sane Box“ beispielsweise, zu den besprochenen Büchern, die ich ansprach, und auch ein Video in dem nochmal die wichtigsten Tipps zur E-Mail-Applikation des iPads für Sie aufbereitet habe, dass Sie das nochmal nachschauen können, bekommen Sie wenn Sie sich anmelden zum Gratis-Hörerservice auf www.iPad4productivity.com. Tragen Sie sich dort einfach ein und dann kriegen Sie eine kurze E-Mail immer mit der Episode, mit den ganzen Links, mit den ganzen Links, die es zur jeweiligen Episode gibt und Sie finden dort auch jeweils ein komplettes Transkript, das heißt, mein Assistent, der hört das hinterher nochmal ab und schreibt das für Sie nochmal in Reinschrift, nicht in Schriftdeutsch, sondern wie ich es gesprochen habe, aber so, dass Sie es einfach Eins-zu-Eins nachlesen können, wenn Sie dort nochmal Fragen haben. In diesem Sinne melden Sie sich an bei www.iPad4productivity.com und ich freue mich auf Sie beim nächsten Mal.