Liebe Hörerinnen und Hörer des Podcasts iPad4productivity,
ich freue mich sehr, dass Sie sich für den Gratis-Hörerservice angemeldet haben. Sollten Sie den Podcast für den produktiven Einsatz des iPads noch nicht abonniert haben, finden Sie ihn hier.
Sollten Sie auf einem anderen Weg auf diese Seite gekommen sein, können Sie sich hier für den Gratis-Hörerservice des Podcasts anmelden. Sie erhalten dann immer alle Zusatzinfos und Links zu den wöchentlich neu erscheinenden Episoden und weitere nützliche Tipps zur produktiven Nutzung des iPads.
Hier finden Sie den Gesamt-Themenplan des Podcasts inkl. der in den Episoden besprochenen Links und Trankripte zum Nachlesen.
Vielen Dank für Ihr Feedback und Ihre wertvollen Tipps. Einen Hörertipp finden Sie gleich am Anfang der aktuellen Episode.
Diese Woche erhalten Sie einen Überblick über die bei einer iPad-Einführung zu beachtenden Punkte. Bei Rückfragen und Themenwünschen freue ich mich über Ihre E-Mail an t.jekel@jekelpartner.de.
Herzlich produktive Grüße
Ihr
Hier finden Sie den von Herrn Weigt beigesteuerten Beitrag zum Thema iPad im Anwaltsbereich:
Mobiles Arbeiten – Immer und unterwegs
von Henning Zander
Überall arbeiten zu können, das ist das große Versprechen im Zeitalter von Smartphones, Tablets und Co. Doch wie verbreitet ist das mobile Arbeiten tatsächlich unter Anwälten? Welche Apps auf dem Smartphone oder dem Tablet nutzen sie wirklich? Und welche dürften sie nutzen?
Von überall arbeiten. Für die Anwälte der Kanzlei Boehmert & Boehmert ist das ganz selbstverständlich. Sie sind oft beim Mandanten, auch international unterwegs. Da ist es sinnvoll, möglichst gut Arbeitsaufgaben mobil erledigen zu können. „Unsere Anwälte haben Laptops, mit denen sie über einen gesicherten VPN-Tunnel auf das Kanzleisystem zugreifen können“, sagt Dr. Andreas Dustmann, Rechtsanwalt bei Boehmert & Boehmert. Sie können Akten einsehen, Recherchen erledigen und auf interne Datenbanken zugreifen. „Für uns ist das so natürlich, dass wir schon gar nicht mehr darüber nachdenken.“
Auch Smartphones und Tablets werden von den Rechtsanwälten genutzt. Beliebt ist etwa eine App für Diktate auf dem Smartphone. „Das ist schon sehr praktisch: Nach einem Termin, zum Beispiel bei Gericht, kann der Rechtsanwalt von unterwegs seinen Bericht diktieren, der dann in der Kanzlei abgetippt wird. Noch ehe der Anwalt zurück ist, hat der Mandant im Idealfall schon seinen Bericht auf dem Tisch.“
Laptops immer noch im Zentrum der mobilen Arbeit
Auch wenn es bislang nur einige wenige Pioniere sind, welche tatsächlich eine digitale, von Ort und Zeit unabhängige Kanzlei betreiben, ist das mobile Arbeiten auch bei den Anwälten auf dem Vormarsch. Im Rahmen ihrer Vorbereitungen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach hat die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) eine Umfrage unter Anwälten durchgeführt, bei der auch das mobile Arbeiten ein Thema war. Das Ergebnis: Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer besaßen einen Laptop – entweder ausschließlich oder neben einem Desktop-Rechner. Etwas mehr als die Hälfte nutzt ein Smartphone. Rund ein Fünftel der Umfrageteilnehmer verwendet zudem ein Tablet.
Für Dr. Andreas Dustmann steht im Zentrum des mobilen Arbeitens immer noch der Laptop. „Tablets sind in ihrer Arbeitsfunktionalität noch zu eingeschränkt.“ Etwa wenn es darum geht, Dateien zu verwalten und zu speichern. Auch um Schriftsätze anzufertigen oder auszutauschen, seien die Tablets nicht gerade komfortabel.
Tablets und Smartphones werden von der Kanzlei vor allem als Kommunikationsmittel eingesetzt. So hat die Kanzlei einen gesicherten Cloud-Dienst mit dem Namen iSozius eingerichtet. Hier werden interne Informationen der Kanzlei abgelegt und sind mobil einsehbar. Etwa, wenn es um Dokumente für die nächste Partnerversammlung geht. Tagesordnungspunkte und Unterlagen müssen nicht verschickt, sondern können auf dem Smartphone oder Tablet gelesen werden.
USA: Von LinkedIn bis Dropbox
Wohin die Reise beim mobilen Arbeiten gehen kann, zeigt eine aktuelle Umfrage der US-amerikanischen Anwaltskammer American Bar Association (ABA). Rund 91 Prozent der befragten Rechtsanwälte nutzen ein Smartphone. Angestiegen ist dabei der Teil der Rechtsanwälte, die ihr eigenes Smartphone verwenden. Während 2013 dieser Anteil bei 66 Prozent lag, waren es 2014 schon 74 Prozent.
Zu den beliebtesten Apps der Rechtsanwälte zählen insbesondere allgemeine Business-Apps. Rund 68 Prozent haben eine App des sozialen Netzwerkes LinkedIn auf ihrem Smartphone. Etwa 65 Prozent nutzen den Filesharing-Dienst Dropbox. Etwa 38 Prozent verwenden das digitale Notizbuch Evernote.
Zu den wichtigsten Funktionen bei Smartphones zählen die amerikanischen Rechtsanwälte Email, Telefon, Kontaktverwaltung, Internet und Text-Nachrichten. Nur 4 Prozent nutzen die kleinen Multitalente, um Dokumente zu erstellen.
Viele mobile Geräte werden beruflich und privat genutzt
Zwar stammen die Zahlen aus den USA. Aber alles spricht dafür, dass die sich dort entwickelnden Trends mit etwas zeitlicher Verzögerung auch in Deutschland ankommen. Private und berufliche Nutzung von mobilen Geräten verschwimmen. Eine klare Trennung wird immer schwieriger. Insbesondere selbstständige Anwälte sind hiervon betroffen. Nur in seltenen Fällen haben sie zwei Handys, eins für die private Nutzung und für die berufliche.
Rechtsanwalt Dr. Andreas Schnee-Gronauer hat für die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im DAV eine Umfrage zur Softwarenutzung von Rechtsanwälten durchgeführt. Viele Rechtsanwälte wollen mobil arbeiten und nutzen bereits verschiedene Werkzeuge hierfür. Zahlreiche der befragten Rechtsanwälte haben auch angegeben, webbasierte Anwendungen zur Unterstützung des mobilen Arbeitens zu nutzen. Als Beispiele wurden unter anderem „Dropbox“, „Evernote“ oder „Open Xchange“ genannt.
Schnee-Gronauer sieht den Trend kritisch. „Auf der einen Seite machen uns viele Anwendungen das Leben leichter, auf der anderen Seite müssen wir gut überlegen, was tatsächlich mit unserem Beruf als Anwalt vertretbar ist. So bietet etwa Google an, Standortinformationen über das Handy zu teilen. Doch was ist, wenn man sich gerade mit einem Mandanten trifft? Ist das noch mit den anwaltlichen Pflichten vereinbar? Und wie passt hierzu die nicht unumstrittene, aber auch bei Anwälten beliebte Anwendung WhatsApp? „Es gibt unter Anwälten einen gewissen laxen Umgang mit diesem Thema“, sagt Schnee-Gronauer.
Sicherheit der Geräte gewinnt an Bedeutung
Schnell kann es passieren, dass über eine App wichtige Daten plötzlich auf Servern in ausländischen Jurisdiktionen landen – deren Datenschutzvorschriften bedeutend weicher sind als in Deutschland.
Es ist ein sensibles Thema. So legt etwa die Kanzlei CMS Hasche Sigle großen Wert darauf, dass die Kanzlei zwar alle modernen Kommunikationsmittel nutzt, die das mobile Arbeiten unterstützen. Gleichzeitig aber stehe der Schutz der IT-Kommunikationsmittel im Fokus. „Mit besonders sensiblen Daten und Inhalten aus der Kanzlei oder der Mandanten gehen wir auch entsprechend vorsichtig um. Dies gebietet bereits das anwaltliche Berufsrecht“, sagt Hartmut Papenthin, Chief Operations Officer von CMS Hasche Sigle.
Auch hier ist ein Blick nach Übersee erhellend. Während dort der Umfrage der ABA zufolge 2011 rund 23 Prozent der Rechtsanwälte überhaupt keine Sicherheitsvorkehrungen für ihr Smartphone getroffen haben, sind es heute nur noch 8 Prozent.
Hier finden Sie die in der Episode angesprochenen Links:
Volume Purchasing Programm und Device Enrollment Programm
Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und lasse daraus erst im Nachhinein das Transkript erstellen.)
Hörertipp: iPad im Anwaltsbereich
Worum geht es heute? Heute geht es darum, was Sie bei der Einführung von iPads im Unternehmen zu beachten haben. Bevor wir in das Thema einsteigen noch ein Tipp eines Hörers, Manfred Weigt. Herzlichen Dank für den Input. Er hat einen interessanten Link gefunden zur iPad-Nutzung im Bereich Anwälte. Hier gab es beispielsweise eine Umfrage der Bundesrechtsanwaltskammer, der BRAK, die gefragt hat, wie mobil sind Sie denn unterwegs. Hier kam heraus, dass zwei Drittel der Umfrageteilnehmer den Laptop besitzen und den entweder ausschließlich oder neben dem Desktop nutzen. Etwas mehr als die Hälfte nutzt ein Smartphone und rund ein Fünftel der Teilnehmer bisher ein iPad. Jetzt sagen Sie vielleicht, ein Fünftel ist ein bisschen wenig. Natürlich ist die Frage immer, wie Sie Daten sicher austauschen. Gerade im Rechtsanwaltsbereich ist das ein ganz kritisches Thema. Hier gibt es beispielsweise eine Kanzlei, die sich mit einem Cloud-Dienst, den Sie iSozius nennt, eine Plattform geschaffen hat, um Daten sicher auszutauschen. Das ist auch der Unterschied zu den USA, wo da doch eher mit Dropbox und anderen Cloud-Services gearbeitet wird, um solche Daten auszutauschen. Ein ganz interessanter Artikel – herzlichen Dank! Ich packe Ihnen den auch in Text noch mal auf die Internetseite. Melden Sie sich einfach unter www.ipad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice an und dann haben Sie immer Zugriff auf diese Links.
Worum geht es heute?
Was ist bei der Einführung von iPads im Unternehmen grundsätzlich zu beachten. Das ist die letzte Episode im Januar. Der Januar dient ja dazu Ihnen ein Gesamtüberblick über das Thema iPad im Unternehmenseinsatz zu geben. Wir starteten mit der Frage, welche Inhalte beinhaltet dieser Podcast und sind dann wir die verschiedenen Einsatzszenarien und über die verschiedenen Geräte gegangen. Heute schauen wir uns an: was ist generell zu beachten.
Sie wissen, das Leben besteht aus Abkürzungen und auch ich nenne hier eine Abkürzung und zwar TOP. TOP heißt: Technology, Organisation and People oder Technologie, organisatorische Rahmenbedingungen und die Personen / Menschen. Diese drei Bereiche sind zu beachten, wenn Sie iPads professionell im Unternehmen einrichten. Was ich immer wieder erfahre und was ich immer wieder höre, ist, ach.. so ein iPad ist ja selbstsprechend. Was ist denn da so kompliziert, die Dinger hauen wir einfach raus. Nur ganz günstig ist ein solches Gerät ja nicht und ich erlebe es immer wieder, dass mich dann Unternehmen nach einem Jahr ca. anrufen, wenn Sie iPads eingeführt haben und sagen: „Wir haben eine sechs- oder siebenstellige Beträge investiert und ehrlich gesagt, so richtig arbeiten tut damit niemand.“ Damit ist natürlich das Ziel dieser iPads völlig verfehlt, weil die Zielsetzung heißt: Abläufe zu optimieren, besser zu verkaufen, Probleme besser zu lösen und unter dem Strich letztendlich mehr Profit zu machen. Das machen Sie mit den drei Bereichen: Technologie, organisatorische Rahmenbedingungen und den Menschen.
Technologie
Steigen wir beim Thema Technologie ein. Hier geht es zunächst einmal darum, die richtigen iPad-Versionen zu nutzen. Wenn Sie dort etwas tiefer einsteigen wollen, hören Sie sich einfach die letzte Episode an, da bin ich etwas tiefer darauf eingegangen. Das wichtige ist, dass Sie das passende System für sich nutzen und vor allen Dingen, wenn Sie mobil arbeiten wollen, auf alle Fälle das GSM-Modul mit einplanen. Neben dem Gerät geht es auch um das richtige Zubehör. Wenn erforderlich eine Tastatur, wobei beim Thema Tastatur ich ja auch immer wieder sage, bitte darauf achten, dass Sie keine feste Tastaturlösung nutzen, wo das iPad und die Tastatur zu so einer Art Mini-Laptop verbunden werden. Denn dann haben Sie gerade im Kundengespräch wieder so eine Art Laptop und der Laptop ist eher eine Barriere, die zwischen Ihnen und dem Kunden steht. Es gibt mit der Logitech Ultrathin beispielsweise eine Tastatur, die Sie eben auch trennen können. Im Gespräch liegt dann das iPad natürlich zwischen Ihnen und dem Kunden. Wichtig ist auch beim Zubehör Ladegeräte für den Zigarettenanzünder, auch solche Themen wie die richtigen Hüllen, bis hin zu der Frage, wenn das iPad im Stehen bedient werden soll, gibt es neben Hüllen mit Straps beispielsweise, die man das auch in einer Hand festhalten kann. Und es gibt auch noch intelligente Lösungen wie ansteckbare, kleine, sehr kompakte Tische, die man unten am Lenkrad eines Außendienstwagens fest machen kann, damit kann man dann zwischen einem Termin doch schnell noch mal eine Email schreiben.
Beim Thema Apps. Das erste Thema ist ganz klar weniger ist mehr. Hier erlebe ich es immer wieder, dass gesagt wird, jawohl, die kriegen ihre iPads und jeder kann sich Dinge installieren. Ich vergleiche das gerne mit dem PC und glaube, es gibt kein Unternehmen, das den Mitarbeitern einfach einen PC zur Verfügung stellt und sagt, jetzt sucht dir mal die Software aus, mit der du arbeiten möchtest … Da würden Sie sich auch nicht wundern, wenn jeder mit einer anderen Software arbeiten würde, wenn jeder sich mehr damit beschäftigen würde, mit welchem Programm er arbeitet, statt wirklich zu arbeiten. Witziger Weise passiert aber genau das beim Thema iPad sehr sehr häufig. Hier bin ich ein ganz klarer Verfechter des zentralen App Whitelisting, das heißt, die Apps sind einmal zentral zu definieren. Hier ist die Erfahrung, dass ich abfrage, welche Applikationen möchten die Mitarbeiter haben und dann kriegen Sie beispielsweise fünf verschiedene PDF-Anwendungen genannt, dann suchen wir die beste raus. Meistens ist sie bei den Nennung bereits dabei, ab und zu ist sie es nicht, dann gebe ich dort einen Hinweis rein. Ich erlebe es oft, dass die Anwender sagen, nö, das wollen wir jetzt nicht. Auch im privaten Bereich kann man diese iPads nutzen, kann auch private Applikationen darauf packen aber bitte gerade im Compliance-gerechten Organisationen ist es wichtig, dass Sie hier nicht Cloud-Services und Apps nehmen, die zu potentiellen Datenabfüssen führen. Also zentrales White Listing, geschäftlich, durchaus auch privat, aber zentral koordiniert und vor allen Dingen einheitlich.
Neben den Apps die Frage, wie können Sie Daten austauschen. Also die Outlook- oder Lotus Notes-Daten, hier empfehle ich immer über Exchange als plattformübergreifenden Dienst, um die gesamten Emails, Kalender, Kontakte, Aufgaben zu synchronisieren und darüber hinaus auch nach Möglichkeit Zugriff auf die Web- bzw. auf die Netzlaufwerke der User zu gewährleisten. Hier höre ich häufig von der IT, das ist ja völlig unsicher. Meine Erfahrung ist, dass die Anwender ihre Dateien mitnehmen, produktiver arbeiten wollen und wenn sie keinen Zugriff auf Netzlaufwerke haben, dann weichen Sie auf Cloud-Services aus, wo Sie als Unternehmen keinerlei Kontrolle darüber haben. Deswegen generell, wie es beim Thema Privatnutzung auch noch vorkommt. Ich bin ein ganz klarer Freund der kontrollierten und strukturierten Privatnutzung auch zum Thema Datenaustausch. Geben Sie den Mitarbeitern die Tools und die Daten, die sie brauchen um produktiv zu arbeiten, sonst versuchen sie auf irgendeinem Weg, der meist nicht Compliance-gerecht ist, an die Daten ran zu kommen. Ich kenne das auch aus eigener Erfahrung.
Letztendlich zum Thema Technologie ein sogenanntes Mobile Device Management einzusetzen. Das heißt, dass Sie diese Geräte zentral verwalten, die Sicherheitseinstellungen zentral dort festlegen können, somit haben Sie zum Einen ein höheres Sicherheitsniveau, zum zweiten auch einen geringeren Support. So wie Sie PCs auch nicht einfach nur den Mitarbeitern ungemanaged zur Verfügung stellen, sollten Sie das mit dem iPad auch nicht tun. Denken Sie über ein iPad wie über ein PC und behandeln Sie ihn genauso professionell wie einen PC. Ja, Sie können durchaus auch private Anwendungen, vielleicht etwas mehr zulassen als auf dem PC, weil Sie durch das Sandboxing-Prinzip von Apple dort ein sehr hohes Maß an Sicherheit haben. Da können Applikationen nicht oder nur sehr eingeschränkt in andere Applikationen reingreifen. Aber trotzdem eine Einheitlichkeit mit Fokus auf die einheitliche, strukturierte und produktive Nutzung und einen möglichst schlanken Support.
Organisatorische Rahmenbedingungen
Neben den Technologien als zweiten Punkt geht es um die organisatorischen Rahmenbedingungen. Hier gibt es zum Einen organisatorische Richtlinien und Überlassungsvereinbarungen, denn nicht alles ist technisch wirklich regelbar. Es gibt bestimmte Dinge, beispielsweise gibt es sehr sehr gute und produktive Apps, die aber nun mal leider auch Cloud-Schnittstellen haben. Jetzt können Sie sagen, nein, ich setzte nur Applikationen ein, die keinerlei Cloud-Schnittstellen haben. Das Problem ist nur, wenn Sie produktiv arbeiten wollen, gibt es eigentlich keine gute App mehr, die nicht eine Cloud-Schnittstelle hat. Also wenn Sie Excel- oder Word-Dateien bearbeiten wollen, kenne ich heute fast kaum eine App, die gar keine Cloud-Schnittstelle hat. Von daher schlage ich immer vor, beim Thema organisatorische Richtlinien es so zu machen, dass Sie die Apps durchaus nutzen, aber dann klar sagen, dass nur freigegebenen Cloud-Services dort auch genutzt werden dürfen. Ein anders Thema für organisatorische Richtlinien ist natürlich auch die private Nutzung. Ich empfehle ganz klar eine kontrollierte Privatnutzung. Denn es gibt zwei Arten von Usern, die einen finden Mittel und Wege auf dem dienstlichen Gerät auch private Daten im Zugriff zu haben um das Gerät privat zu nutzen. Und die zweiten, die bringen einfach Ihre privaten Geräte mit. Das ist etwas was Sie meist nicht wollen. Im letzten Jahr hatte ich beispielsweise in einer Bank die Situation gehabt, dass ich mit dem IT Organisationsleiter eine recht intensive Diskussion hatte, er sagte, Privatnutzung kommt bei uns überhaupt nicht in Tüte. Ist ganz klar reglementiert, alles schön zugemacht. Was? Private Apps gibt’s gar nicht! Huh… ich brauchte mal eine Pause und als ich in der Pause dann bei der Dame am Empfang war, sah ich dort ein Android-Tablet liegen. Also fragte ich die Dame, ich dachte, Sie hätten hier iPads und was ist das dann für ein Android-Gerät. Sie sagte … jaa… mhm… iPads haben wir ja von der Bank aber da kann ich ja damit nicht arbeiten. Und ja… wie machen Sie das dann?! Ich habe mein privates Android-Gerät, ich maile mir einfach die Dateien, mit denen ich arbeiten möchte dann auf meine private E-Mailadresse, die empfange ich an meinem Android-Tablet und dann synchronisiere ich das über die Dropbox auf mein privates Gerät. Als ich dem IT-Leiter natürlich etwas anonymisiert hinterher erzählt habe, ist der weiß und rot gelaufen – also die Realität überholt da manchmal die schöne Theorie der IT-Sicherheitswelt. Deswegen sage ich immer, nicht dogmatisch sondern pragmatisch aus der Praxis für die Praxis heraus zu handeln.
Beim Thema App-Beschaffung und Verteilung, ist es häufig so, dass viele Unternehmen sagen, ja, das kauft jeder selbst über diese normale Apple-ID. Hier empfehle ich lieber nein, sowas sollten Sie bitte auch zentral machen. Es gibt mittlerweile mit dem Volume Purchasing-Programm von Apple eine sehr gute Methode Applikationen zentral zu kaufen. Und eine Apple-ID sollte draußen keine Zahlungsinformationen mehr erhalten. Wollen Sie dann mal eine (…) zur Organisation haben, dann haben Sie zum einen Risiko, wenn Sie dort so viele Kreditkarteninformationen hinterlegt haben, zum zweiten ist das auch administrativ extrem schwierig. Also, ich habe beispielsweise einen Kunden, da werden über 1.500 iPads ausgerollt und wenn Sie das mal überlegen, dass dann für jede Applikation eine einzelne kleine Transaktion die über Reisekosten abgerechnet wird, das steht in keinerlei Relation mehr zu den Kosten, die Sie dort haben. Beim Thema Apple-ID. Nicht das Thema personenbezogen, sondern bitte immer stellenbezogen zu machen, weil wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, dann bekommt man auch von ihm nicht zum Abschied die Microsoft-Office-Lizenz geschenkt. Wenn Sie mit privaten Apple-ID arbeiten und diese die Applikationen selbst laden, dann nimmt der Mitarbeiter eben alle Applikationen mit oder auch wenn er in ein Unternehmen wechselt und andere Applikationen braucht, also wenn sich da etwas ändert, sind Sie da sehr unflexibel mit dem Thema Apple-IDs und Zahlungsinformationen, deshalb ganz klar zentralisieren über das Volume Purchasing-Programm.
Zum Thema Zentralisierung ist noch ganz interessant, dass es ist mittlerweile freigeschaltet wurde, ein sogenanntes Device Enrollment-Programm. Es ist leider noch nicht produktiv nutzbar. Ich habe gerade letzte Woche mit einem Kunden das einmal versucht umzusetzen und da haben wir die klare Informationen bekommen, dass es noch nicht produktiv umsetzbar ist, auch wenn es offiziell freigegeben ist. Die Idee ist mit diesem Device Enrollemnt-Programm können Sie iPads sehr sehr leicht in Zukunft zentral ausrollen. Also auch der ganze Ausrollprozess muss wirklich organisiert werden. Da werden Sie bestimmt im Laufe des Jahres hier nochmal Updates hören, weil dann wird mit Sicherheit das Device Enrollment-Programm verfügbar sein. Dann bekommen Sie von mir Informationen, wie das in der Praxis dann so funktioniert. Im Moment, wie gesagt, noch nicht nutzen.
Wenn Sie sich das Thema Rollout anschauen, auch immer ganz wichtig, gehen Sie etwas restriktiver am Start ran und dann lockern Sie lieber hinterher etwas. Also ich erlebe immer die Ansicht zu sagen, ja, wir machen eine App-Store erstmal auf und dann schauen wir, welche Informationen wir nehmen. Ich weiß nicht, wie Ihnen das geht, wenn Sie was bekommen, das vergessen Sie relativ schnell. Es gibt immer wieder solche Studien die sagen, eine Gehaltserhöhung haben Sie nach 14 Tagen vergessen, aber wenn Ihnen 5 Euro weggenommen werden, dann können Sie das noch in 20 Jahren dort rekapitulieren, wer Ihnen das weggenommen hat. Und deswegen ganz klar, hier entsprechend eher restriktiv zu starten und dann später etwas lockern.
Wenn Sie überlegen Apps zu entwickeln, dann gibt es hier vom Grundsatz her drei Konzepte: Es gibt einmal die Überlegung diese Apps rein als online Apps zu machen, das heißt, dass Sie eine Internetverbindung brauchen, hat natürlich den Charme, dass Sie auch häufig bei solchen Konzepten eher plattformunabhängiger sind. Es gibt den zweiten Weg, das andere Extrem, dass Sie nur nativ auf der jeweiligen Plattform arbeiten – also eine Android-App, eine iPad-App beispielsweise, was für Sie den Vorteil hat, dass Sie dort immer eine sehr hohe Geschwindigkeit haben, die Apps sind sehr leistungsfähig und Sie gut die Geräte-Funktionalitäten, wie die Sensoren beispielsweise, gut nutzen können.
Was ich Ihnen im Moment empfehle ist der Mittelweg, sogenannte hybride Applikation. Aus der Praxis heraus ist es so, dass wir nicht immer ein breitbandiges Internet zur Verfügung haben. Und selbst wenn Sie dort auf dem Parkplatz noch ein breitbandiges Internet haben, dann muss das nicht sein, dass Sie das noch beim Kunden haben. Ich gebe Ihnen mal ein kleines Beispiel: Die Union-Investment in Frankfurt ist einer meiner Kunden und die haben oben auf dem Dach einen LTE-Mast von Vodafone. Jedes Mal wenn ich im Gebäude bin, bin ich offline. Weil dieser Sendemast so schön nach unten strahlt und nach draußen, aber nicht ins Gebäude rein. Also vor dem Hintergrund bitte immer darauf achten, gerade wenn Sie das iPad im Vertrieb einsetzen. Die Grundidee bei hybriden Apps ist, wenn eine Internetverbindung da ist, dann versorgt sich das iPad automatisch mit den richtigen Informationen, ohne dass Sie was tun müssen. Wenn Sie offline sind, arbeiten Sie mit dem letzten Stand. Das schätze ich übrigens auch sehr im Gegensatz zu einem Surface-Tablet beispielsweise, da haben Sie keine SIM-Karte drin. Sie können sich natürlich immer mit dem Handy verbinden. Aber wenn Sie solche hybride Apps beispielsweise dann programmieren lassen, ist es wichtig, dass der Außendienstler sich keine Gedanken darüber machen muss, ob die Aufträge rüber gehen und die Informationen nicht, das muss im Hintergrund laufen. Also deswegen ganz ganz wichtig hybrid und achten Sie darauf, dass Sie dann mit einem System arbeiten, dass idealerweise eine SIM-Karte drin hat, dass es immer online ist. Bei dem iPad ist es sehr gut möglich, dass dort diese immer dann, wenn die Verbindung da ist, automatisch übertragen werden. Ein ganz wichtiges Thema.
Und letztendlich zum Thema organisatorische Rahmenbedingungen. Ganz klar, immer der Fokus der iPad-Einführung muss in der Optimierung von Geschäftsprozessen liegen. Sich immer die Frage stellen, welche Prozesse können in erster Stelle weggelassen werden und wenn sie nicht weggelassen werden, wie können sie durch das iPad optimiert werden. Hier ist das iPad nur ein Baustein in vielen. Wie einer meiner Kunden, der beispielsweise gerade seinen kompletten Vertriebsprozess analysiert und gemerkt hat, okay, meine Außendienstmitarbeiter haben über 60 Prozent inaktive Zeit, also nicht verkaufsaktive Zeit im Vertrieb. Das Ziel eines neuen, ganzheitlichen Vertriebsprozesses ist, diese verkaufsaktive Zeit muss so um mindestens 10 Prozent gesteigert werden. Da kann das iPad ein sinnvoller Baustein sein. Bei diesem Kunden beispielsweise ist in den Testregionen die Vertriebsproduktivität um den Faktor 3 gestiegen – nicht nur aber auch mit dem iPad.
Personen
Nach Technologie und Organisation scheitern letztendlich die meisten EDV-Projekte am Faktor Mensch. Wichtig ist, nehmen Sie die Menschen mit. Hier ist es ganz wichtig, das iPad ist ja fast selbsterklärend. Ich werde oft angefragt, machen Sie denn mal so zwei-drei Stunden iPad Einweisung, dann ist das Thema iPad auch mal schnell durch. Das lehne ich mittlerweile ab, ich sage, unter einem Tag macht es überhaupt keinen Sinn. Ich starte einen solchen Tag im Regelfall damit, dass ich sage, welche Fragen haben Sie, was wollen Sie denn wissen? Und was kommt dann beispielsweise? Wie kann ich Daten austauschen, wie kann ich meine Fotos austauschen, wie kann ich denn etwas präsentieren, wie kann ich denn drucken und das sind nur ein paar Fragen. Wenn wir dann an einem Tag durch sind und ich fragen ob alle Fragen beantwortet sind, dann höre ich fast ausschließlich NEIN. Boah… der Tag war viel zu viel knapp. Deshalb ganz wichtig, erstens schulen Sie und schulen Sie in verschiedenen Strukturen. Punkt 1: Schulen Sie nicht nur einmalig die Anwender schulen Sie sie laufend. Sie kennen das selbst, einmal ein Seminar gemacht, ja, Sie haben bestimmte Dinge mitbekommen, aber 100 Prozent das Thema verstanden und umgesetzt haben Sie nicht unbedingt. Deshalb laufende und permanente Schulungen, das können Sie sehr gut kombinieren auch zwischen online, zwischen offline, wenn ich die Firmen begleite, bilde ich Multiplikatoren aus, die das dann wieder in die Mannschaft reintragen. Das heißt, hier ist wichtig zu sagen, einmalige Schulung ja, aber laufend unterstützend durch Webinare, durch online Plattformen, durch regelmäßige E-Mail-Anstöße, dass diese Dinge auch weitergegeben werden.
Wichtig ist auch das Thema Sensibilisierung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit. Da habe ich mittlerweile die Erfahrung gemacht, dass zum einen bei den Azubis, also den jüngeren und gerade bei den Chefs die Sensibilität dort relativ niedrig ist. Wenn mich jemand fragt, wie Compliant ist das Unternehmen insgesamt, dann brauche ich mir nur den Chef anschauen. Wenn er sich an die Compliant-Spielregeln nicht hält, dann brauche ich gar nicht weiter zu schauen, dann ist das in der Organisation nicht anders.
Eine gute Idee ist auch die interne Kommunikation von Best Practices, das heißt, eine Plattform zu schaffen, dass intern Erfahrungen ausgetauscht werden. Mit welchen Apps man gut arbeiten kann, Wünsche und Fragen, die daraus kommen. Hier, ist beispielsweise, was ich auch im Regelfall bei Kunden gerne umsetze, ein internes Newsletter eine gute Idee. Also nutzen Sie hier moderne Technologie, es gibt ja heute Lernplattformen, die Sie eben im Unternehmen oder extern nutzen können, es gibt Webinare, Interanets… eine ganze Menge. Somit haben Sie ein ganzheitliches Konzept aus dem Thema Technologie, organisatorische Rahmenbedingungen und den Menschen. Dann wird wie bei jedem anderen EDV-Projekt auch eine Schulung daraus. Sie würden Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einfach nicht einen PC hinstellen und sagen, klimpre mal drauf rum, sondern auch hier machen Sie eine strukturierte Einführung, Begleitung, damit diese Systeme produktiv umgesetzt werden. Genau das sollten Sie auch mit dem iPad tun. Das wars für dieses Mal, im Februar haben wir den Fokus Apps fürs produktive Arbeiten, das heißt, basierend auf der konzeptionellen Rahmenbedingungen, die wir gesetzt haben, gehen wir gemeinsam rein in die Apps.
Unter www.ipad4productivity.com einfach zum Hörerservice anmelden, dann bekommen Sie auch alle Links, Infos und Tipps.