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Diese Woche geht es um das Thema typische Fehler bei der iPad-Einführung, Teil 2 – Keine Nutzereinbindung.
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Herzlich produktive Grüße
Ihr
Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Nachdem wir uns im letzten Beitrag des iPad4productivity-Podcasts mit dem ersten Fehler bei iPad-Einführung beschäftigt haben, nämlich mit dem Fehler keine klare Strategie, schauen wir uns diese Woche einmal an, was passiert, wenn Sie die Nutzer nicht einbinden bei Ihrem iPad-Projekt.
Und Sie sagen sich vielleicht, ja, Moment mal, das macht doch jeder. Yhm, ich erlebe das nicht immer und wenn, dann auch nicht immer in der bestmöglichsten Form. Deswegen schauen wir uns diese Woche einmal an, was ich so üblicherweise draußen wahrnehme oder häufig draußen wahrnehme, gerade wenn es in die Hose geht, was sind Folgen daraus und natürlich, Sie kenne mich, ich bin immer lösungsorientiert für Sie zu sagen, wie macht man das richtig, damit Sie nicht die gleichen Fehler wie andere Unternehmen auch noch einmal für teuer Geld machen müssen.
Und das bildet dann auch die Basis für die nächste Woche, wo wir uns dann anschauen, was denn passiert, wenn Sie die IT nicht vernünftig mit einbinden und deshlab diese Woche einmal erst der Schwerpunkt auf den Nutzer.
Was erlebe ich häufig? Ich erlebe es häufig, dass die Geschäftsführung oder die Betriebsleitung iPads einfach einführt und es so am Grüntisch macht. Dann gibt es externe Berater, die sind natürlich super schlau, so wie ich auch, die wissen alles besser, die wissen genau, wie das alles richtig funktioniert und manchmal ist das sachlich durchaus auch richtig. Das Fiese ist nur, selbst wenn das so ist und selbst wenn Sie die tollste und genialste Lösung haben, ist sie nur dann wirklich genial, wenn sie auch akzeptiert wird von den Nutzern.
Und das ist deutich einfachen, wenn Sie die im Vorfeld mit einbinden. Und was ich selbst erlebt habe, also ich bin wirklich seit Start des iPads wirklich dauernd in Unternehmen und begleite sie bei der Einführung, also kann von mir behaupten, dass ich doch sehr erfahren bin, aber in jedem Projekt lerne ich wieder Dinge dazu, wo ich sage, Mensch, da haben die Nutzer wirklich eine pfiffige Idee, die sie heute mit anderen Systemen vielleicht umgesetzt haben, auf die bin ich noch gar nicht gekommen, deswegen liebe ich meinen Job so, weil ich in jedem diesem Projekt auch einmal wieder neue Dinge hinzulerne, die ich da natürlich auch gerne wieder, soweit nicht vertraulich, an andere Kunden so wieder weitergeben kann. Was ich häufig erlebe ist das eben funktionierende Abläufe auch verbessert werden. Also das sind eigentlich auch so Prozesse, die man eigentlich gar nicht mehr braucht, werden dann portiert, mit viel Aufwand nachgebildet, ich sage es einmal, vielleicht hätte der vorher mal die Leute fragen sollen, die mit diesem Formular oder mit diesen Prozess arbeiten. Braucht man das überhaupt noch? Und ich erlebe es immer wieder, dass viele sich fragen, ich habe zwar auch keine Idee, weshalb ich das so mache, aber das macht man schon seit 20 Jahren und solche IT-Change-Projekte haben einfach den riesigen Vorteil, dass man hier, wenn man es richtig anfasst, auch immer wieder mal fragt, was kann man weglassen, was brauchen wir so nicht mehr, beziehungsweise wozu und nicht mehr warum, weil warum ist immer vergangenheitsorientiert, sondern wozu, also um welche Ziele zu erreichen machen wir diesen Prozess, die wir hier machen? Was können wir im ersten Schritt vor allen Dingen weglassen und was können wir jedenfalls besser machen.
Und was ich auch wieder oft erlebe, wenn dann vor allen Dingen nicht informiert wird und das so geheimlich läuft, Mitarbeiter kriegen das ja mit, und dann brodelt die Gerüchteküche. Sie kennen das bei Unternehmenszusammenschlüssen, ich habe das oft genug erlebt, ich habe mal 1988 meine berufliche Laufbahn bei Nixdorf begonnen, da sind wir von Siemens gekauft worden, ich war bei CFS als wir von CCN gekauft worden, ich habe das bei Tschibo von einer anderen Seite erlebt, da haben wir Eduscho gekauft, also ich kenne das und wenn fehlende Infos nicht gegeben werden, dann werden Sie durch Interpretation ersetzt. Manchmal sage ich da ganz flapsig dazu, dann fangen die Mitarbeiter an (…) zu quillen, entschuldigen Sie die etwas krasse Ausdrucksweise, aber genau das passiert in solchen Situationen und das ist vielleicht nicht so kritisch jetzt bei einer IT-Einführung wie bei einem Unternehmenszusammenschluß, weil das ehrlich etwas ganz Extremes ist. Hier gibt es nicht ganz so viele Ängste und persönliche Betroffenheit. Aber im Kleinen durchaus genauso. Und deswegen ist Transparenz wichtig und meine Erfahrung auch, selbst wenn man noch nicht alle Fragen beantworten kann, dann ist es besser sich hinzustellen und sagen, Leute, ich weiß auch noch nicht wie es ausschaut, aber das ist im Moment unser aktuelle Stand und ich informiere euch über die nächsten Schritte. Was ich auch oft erlebe ist, dass der Betriebsrat total blockiert ist und das kann ich auch gut verstehen, weil oft sind es einfach Missverständnisse, oft wird nicht informiert und wenn ich Betriebsrat wäre und die Geschäfsseite würde sagen, da, das machen wir jetzt einfach so und da hast du eh nix zu melden, dann würde ich vielleicht auch mal auf Stuhl schalten und würde sagen, Leute, wenn ihr meint, ihr müsstet mich einfach so vor die vollendeten Tatsachen stellen, dann mache ich das hier mal genauso. Betriebsräte sind wichtig, die Mitbestimmung ist eine ganz wichtige Funktion in Deutschland. Ich finde, man muss sie mit einbinden und das muss immer ein faires Gleichgewicht sein. Sie wissen, ich bin selbst Unternehmer und bin tendentiell eher arbeitgeberorientiert, aber die Funktion ist wichtig, und es darf auch kein Übergewicht von der Betriebsratseite her geben, also letztendlich geht es darum, dass ein Unternehmen Geld verdienen muss und wenn das vom Betriebsrat verhindert wird, dann hat er ein falsches Verständnis, aber wenn, und das habe ich oft genung, auch als Geschäftsführer erlebt, wenn man konsultive Zusammenarbeit anstrebt, dann funktioniert das auch ganz gut. Und was ich eben häufig erlebe, dass dann einfach die neue Lösung nicht akzeptiert wird. Was ist dann die Folge? Die Folge ist, dass iPads die Produktivität nicht steigern, sondern erhöhen. Die Mitarbeiter sind im besten Fall noch verwirrt, im schlimmsten Fall sind sie frustriert. Und dann ist das Unternehmen mehr mit sich selbst als mit den Kunden beschäftigt und die Chance zur Optimierung, die Sie durch so ein Projekt haben, wird dann nicht nur vertan, sondern im schlimmsten Fall werden Sie sogar weniger produktiv.
Wie machen Sie es richtig? Der erste Startpunkt, wenn ich auch in ein Unternehmen reingehe, und selbst in Branchen, in denen ich lang unterwegs bin. Ich gebe Ihnen mal ein Beispiel, das Unternehmen Transkome begleite ich als Projektleiter für das Thema der iPad-Einführung beispielsweise, hier bin ich ja kompletter externer Projektleiter und dann das erste, was ich gemacht habe ist, dass ich erst einmal gesagt habe, ich will mal mit dem Fachberater mit rausfahren. Und glauben Sie mir, ich bin 15 Jahre in der Branche unterwegs, ich war fünf Jahre im Tschibo-Kaffeeservice, ich war zehn Jahre der Geschäftsführer von Vitality, einem der führenden Fruchtsaftanbieter im Foodservice-Bereich, international, also deswegen ich kenne die Branche ziemlich gut, ich war auch schon viel draußen bei den Kundne und trotzdem, manchmal ist es so, wenn man eine Branche besonders gut kennt, ist man manchmal wirklich blind und deswegen habe ich es mir angewöhnt und sage nein erstmal, und wenn ich nicht mit einem, sondern mit mehreren Mitarbeitern mitfahre, in verschiedensten Bereichen idealerweise, also wenn Sie verschiedene Zielgruppen haben, wenn Sie verschiedene dort regionale Organisationen haben, vor allem die Zielgruppen, wenn Sie sagen, ich habe zum Beispiel Gemeinschaftsverpflegung und Gastro, das sind einfach zwei verschiedene Zielgruppen im Foodservice, die anders behandelt werden, also ist es wichtig sich unterschiedliche Kollegen anzuschauen. Doch erfahrungsgemäß wichtig ist sich auf der einen Seite diejenigen anzugucken die super super fit sind, auf der anderen Seite aber auch die absoluten Anfänger und die die nicht so fit sind mit dem Thema Elektronik anzugucken, und witzigerweise erlebe ich manchmal, dass diejenigen, wo man so im ersten Moment so belächelnd sagt, ach, das sind ja die absoluten Vollhonks was IT-Systeme anbelangt, die sind oft sogar sehr sehr gut organisiert und haben sich tolle Systeme geschaffen, von denen man auch viel lernen kann. Und hier ist die Frage der Wertschätzung. Weil die erwarten bei so einem Projekt nicht, dass man damit mitfährt. Man darf natürlich nicht reingehen und sagen, ich arbeite für dich mittlerweile, ich weiß, ich habe gehört, du bist der Vollpfosten hier. So funktioniert das ja auch nicht. Aber das man sagt, da bin ich genauso offen, zu sagen, ich habe einfach gefragt, wer sind die Kollegen, die tendentiell sehr Technik-affin sind und was sind die Kollegen, die weniger IT-affin sind, und das heißt ja nicht unbedingt, dass sie schlechte Mitarbeiter sind, sondern, dass Sie weniger IT-affin sind und ich habe die Erfahrung gemacht, wenn man das klar und offen kommuniziert, nicht irgendwie herumsabbeln, dann ist das etwas, was wirklich gut funktioniert. Und die Informationen die man bekommt sind aus meiner Sicht, gerade wenn man mit jemandem mitarbeitet, also ich bin kein Freund davon, sich im Home-Office hinzusetzen und sich alles erzählen zu lassen, sondern ich fahre wirklich einen Tag mit oder zwei mit zu Kunden und stelle mich dann immer vor als ein Kollege aus der Zentrale, der einfach mal gucken will, was so draußen läuft, also orte mich hier nur bedingt, als Externer in dem Bereich halte ich mich im Hintergrund. Und das funktioniert in der Praxis erfahrungsgemäß ganz gut und da erhält man einmal fachliche Informatinen, also über die Kunden, über die Prozesse, aber auch persönliche Informationen, die in solchen Projekten ganz ganz wichtig sind, also sowohl über die Menschen, mit denen man redet, als auch mit den Entscheidern, den Kollegen, kriegt man so die Dinge zwischen den Linien mit, zwischen den Zeilen, auch politische Informationen, auch historische. Also wenn ich mir angucke, dass wir in einem Projekt gerade die dritte oder vierte Generation der mobilen Endgeräte dort einführen, dann ist eben die Frage zu sagen, Mensch, wie war den die Einführung von der ersten oder zweiten Generation und da erfährt man teilweise von den älteren Mitarbeitern, sehr viele gute Informatioen was die Idee damals war, was vielleicht nicht umgesetzt wurde in der vorherigen Version, weil es die technischen Möglichkeiten noch nicht gab, also hier bin ich ein großer Freund, also bei Transkome beispielsweise hatte ich das Glück, dass der Projektleiter für die vorherige Generation noch im Hause war, und habe ich hier aktiv mit eingebunden. Hier ist natürlich auch immer die Gefahr, dass die Kollegen sagen, ach, jetzt bin ich nicht mehr der Projektverantwortliche, jetzt kommt jemand anders, der weiß alles besser und da ist wichtig die Kollegen einfach mit einzubinden, weil sie wichtige Informationen haben und weil sie natürlich auch gesehen werden müssen und die Wertschätzung bekommen, die sie verdient haben. Das ist eine ganz ganz wichtige Erfahrung, die ich hier gemacht habe. Weil die IT-Projekte scheitern im Regelfall an Menschen und umso wichtiger ist hier respektvoll und auch vernünftig damit umzugehen mit den Kolleginnen und Kollegen und auch den ehemaligen Projektverantwortlichen. Wichtig ist diese Dinge auch schriftlich zu dokumentieren, weil wenn Sie bei der zehnten Zusammenarbeit sind, wissen Sie nicht mehr, was in der achten war, was ich mir angewühnt habe, dass ich immer, wenn wir von Kunde zu Kunde fahren, mir dann gleich direkt im Auto Notizen gemacht habe, ich empfehle iToughts HD als Mindmapping-Programm, kann man wunderbar auf dem iPad nutzen und kann dann Mindmaps zwischendurch machen, die man dann hinterher auf dem PC nochmal nachbearbeiten kann, ergänzen kann, also das ist erfwahrungsgemäß ganz gut. Wichtig natürlich auch ist, Informationen die Ihnen vertraulich gegeben werden, bleiben vertraulich. Also hier unterscheide ich auch sehr klar, also wenn mir dann auch private Dinge zugetragen werden oder vertrauliche Dinge, dann bleiben die auch selbstverständlich vertraulich und das spricht sich nämlich rum, weil sonst ist man ja nicht ein vertrauenswürdiger Kollege, der hier nur die Dinge weitergibt, die auch dafür bestimmt sind.
Wichtiges Element bei solchen Projekten, Sie können nicht mit jedem User sprechen, Sie können nicht jeden mit einbinden. Deswegen bin ich ein großer Freund von Key-Usern und von Multiplikatoren. Und häufig gibt es mindestens schon mal Multiplikatoren, Key-User gibt es noch nicht immer, aber die installiere ich sehr gerne. Also das man sagt, man hat besonders in den regionalen Teams besonders pfiffige User, die dort Ansprechpartner vor Ort sind, weil wenn Sie reingucken in Orgaisationen wie CocaCola mit 1.400 Außendienstmitarbeitern, oder ene SV Sparkassenversicherung mit 1.700 iPad-User, die können Sie nicht mal ebenso auf einen Schwung alle immer schulen, das heißt, gerade in der laufenden Begleitung so ein Thema das man sagt, hier mit dem KeyUser-Konzept sinnvoller zu arbeiten.
Multiplikatoren sind häufig schon in den Unternehmen verfügbar, nicht unbedingt immer zu IT-System, bei Coke zum Beispiel gibt es eben eine Redchamps, die das Thema RED – Right Execution Daily, die für das Thema wirklich Pictures of Success, also Umsetzung von Zielgestaltungen in Outlets dort unterstützen zu sagen, wie kann man das Potential idealerweise ausschüpfen und KVS – Koordinatoren- und Verkaufssysteme sind diejenigen, die sich genau mit der Frage beschäftigen, welche IT-Systeme haben wir, wie können wir die draußen idealerweise nutzen. Und hier ist gut diese natürlich auch zuerst zu schulen, dass diese schon mal ein Wissensvorsprung haben und dann Ansprechpertner für die Kolelgen draußen sind, für die Key-Usern vor allen Dingen, aber auch von den anderen Usern. Ich freue mich immer wieder, wenn ich mich in solchen Projekten überflüssig machen kann, also ich sehe mich als Train-the-Trainer, dass ich sage, Mensch, ich mache eure Multiplikatoren fit, ich gebe hier nochmal einen regelmäßigen Impuls, entweder durch die persönliche Schulung, oder heute auch die Blended-Learning-Konzepte, kann man hier ja wunderbar auch durch Webinare beispielsweise, durch online bereitgestellte Kurzvideos hier auch laufend doch mal unterstützen. Wichtig ist auch natürlich den Betriebsrat offen und vorab zu informieren, laufend auch immer mit auf dem Boot zu haben. Oft haben Sie zum Beispiel auch das Glück, dass sogar im Vertrieb Betriebsräte da sind. Ich frage auch immer, wenn ich irgendwo eine Schulung mache, nicht nur damit ich auf die Schauze falle, wenn ich einen Witz über Betriebsräte mache und dann sitzt einer drin, sondern wirklich ehrlich sagen, es gibt einen, den binde ich auch in den Schulungen aktiv mit ein, also es ist immer ganz wichtig. Und so wie angesprochen Erwartungen klar strukturieren, Sie können nicht jeden Mitarbeiter mit einbinden und das ist auch nicht jeder Wunsch umsetzbar, und wenn das klar kommuniziet wird und nicht die Erwartungshaltung „wünsch dir was“ kommuniziert wird, dann ist es auch etwas was akzeptiert wird. Also wir haben beispielsweise in einem laufenden Projekt eine klare Vorgabe, dass bestehende Schnittstellen und Hintergrundsysteme nicht angepasst werden, weil das Hintergrundsystem geändert wird und deswegen wird das alte System nicht mehr angepasst und das sind bestimmte Vorgaben, und da gibt es logischerweise auch Begrenzungen und meine Erfahrung ist, wenn man die sauber kommuniziert, verstehen das auch Vertriebler, ich darf es sagen, weil ich seit 1988 in meinem Herzen und in vielen Funktionen auch Vertriebler bin. Wichtig ist auch Top-Management-Attention, Präsentz, also es muss klar auch ein Fokus der Geschäftsführung da sein, die muss hier auch das thematisieren, muss hier präsent sein entsprechend und das Ganze kann unterstützt werden durch den externen Projektleiter, hat oft den Vorteil, dass er einfach neutral ist, dass er nicht verbrannt ist und dass er in bestimmten Bereichen einfach punktuell noch sein Know-how mit dazu bringen kann. Wichtig, das hatten wir in der letzten Woche gemacht bei dem Thema Strategie, überlegen Sie sich wo können Sie sinnvollerweise Unterstützung dazukaufen, wo gibt es schon Ressourcen im eigenen Haus, ich bin immer ein großer Freund davon, das punktuell zu ergänzen und hier einfach die vorhandenen Ressourcen, die da sind, die Nutzer ist die wichtigste Ressource in solchem Projekt mit einzubinden, dass viel Wissen da, modern heißt es immer Wissensmanagement, und da können Sie wirklich Wissensmanagement betreiben, indem Sie schon wissen, was ist an Wissen da, und ein Externer hat da vor allen Dingen dann die Aufgabe dieses Wissen herauszufinden, zu moderieren, zu strukturieren und auf der Basis dann Anforderungen zu treffen, Lastenhefte, Pflichtenhefte und dann entsprechend die Umsetzung zu koordinieren.
Damit sind wir für diese Woche mit dem Punkt „Einbindung der Nutzer“ durch, hier natürlich auch wieder wie gewohnt für Sie Links, die wir besprochen haben und auch das Transkript der Episode, sodass Sie alles nochmal in Ruhe nachlesen können, können Sie jederzeit dort haben, wenn Sie sich auf www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice anmelden und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder dabei sind, wenn wir uns das Thema Kene Einbundung der IT, beziehungsweise eben welche Fehler Sie vermeiden können eben im Bereich Zusammenarbeit mit der IT bei iPad-Einführungsprojekten angucken. In der Zwischenzeit freue ich mich, wenn Ihnen der Podcast gefällt, wenn Sie auf iTunes den Podcast bitte bewerten. Das können Sie direkt in der Podcast-App machen auf Ihrem iPhone, auf Ihrem iPad, jenach dem, wo Sie es hören. Am einfachsten können Si ein die Bewertungen reingehen und klicken dann, oder tippen drauf eine eigene Bewertung abzugeben, gerne auch mit einem Text dazu. Je mehr Bewertungen dieser Podcast hat, desto sichtbarer ist er auch für andere Menschen wie Sie, die dort das Interesse am Podcast haben. Deshalb gerne auch eine Bewertung, herzlichen Dank, bis nächste Woche!
Ihr Thorsten Jekel.